ERP Notes

ERP Modules

5 min read

ERP Modules & Functional Architecture

Definition

ERP Modules adalah subsistem fungsional terintegrasi di dalam perangkat lunak ERP yang dirancang untuk mendukung domain proses bisnis tertentu. Setiap modul memiliki model data, antarmuka pengguna, aturan validasi, dan alur kerja (workflow) spesifik.

Meskipun secara visual terbagi ke dalam beberapa modul terpisah, secara arsitektur seluruh modul membaca dan menulis ke basis data bersama (shared relational model) sehingga perubahan status atau data di satu modul langsung berdampak pada modul lainnya.

Module Interaction & Dependency Map

Hubungan antar-modul dalam ERP digerakkan oleh aliran rantai pasok (Supply Chain) dan aliran nilai finansial (Financial Value Stream):

flowchart TD
    CRM["CRM & Lead"]
    Sales["Sales (Penjualan)"]
    Purch["Purchasing (Pengadaan)"]
    Projects["Project Management"]

    Inv["Inventory (Persediaan)"]
    Mfg["Manufacturing (Produksi)"]

    Assets["Fixed Assets"]
    HR["Human Resources & Payroll"]

    Tax["Tax Engine"]
    Acc["General Ledger & Accounting"]
    Fin["Finance & Cash Management"]

    CRM -->|Convert to Deal| Sales
    Sales -->|Demand / Reserve Stock| Inv
    Sales -->|Customer Invoicing| Acc
    Purch -->|Goods Receipt| Inv
    Purch -->|Vendor Bill| Acc
    Projects -->|Labor / Materials| Acc
    Inv -->|Material Consumption| Mfg
    Mfg -->|Finished Goods Receipt| Inv
    Mfg -->|WIP & Production Cost| Acc
    Assets -->|Depreciation Journal| Acc
    HR -->|Salary Expense Entry| Acc
    Acc -->|Taxable Base| Tax
    Acc -->|Payable / Receivable Due| Fin
    Fin -->|Disbursement / Receipt| Acc

    classDef operational fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:1px,color:#0f172a;
    classDef fulfillment fill:#e8f5e9,stroke:#388e3c,stroke-width:1px,color:#0f172a;
    classDef support fill:#fff3e0,stroke:#f57c00,stroke-width:1px,color:#0f172a;
    classDef coreFinance fill:#f3e5f5,stroke:#7b1fa2,stroke-width:2px,color:#0f172a;

    class CRM,Sales,Purch,Projects operational;
    class Inv,Mfg fulfillment;
    class Assets,HR support;
    class Tax,Acc,Fin coreFinance;

Functional Overview & Inter-Module Relationships

Berikut adalah peranan konseptual dari masing-masing modul ERP dan bagaimana modul tersebut berinteraksi:

1. Sales (Manajemen Penjualan)

  • Fungsi: Mengelola interaksi komersial dengan pelanggan mulai dari penawaran harga (Quotation), pesanan penjualan (Sales Order), hingga instruksi pengiriman.
  • Hubungan Antar-Modul:
    • Mengambil data ketersediaan stok dari Inventory.
    • Meneruskan pesanan yang disetujui ke Inventory untuk proses pemenuhan (fulfillment).
    • Memicu pembuatan faktur dan piutang di Accounting (AR).

2. Purchasing / Procurement (Pengadaan Barang & Jasa)

  • Fungsi: Mengelola pengadaan kebutuhan operasional, permohonan pembelian (Purchase Requisition), permintaan penawaran (RFQ), dan pesanan pembelian (Purchase Order).
  • Hubungan Antar-Modul:
    • Menerima permintaan barang otomatis (auto-reorder) dari Inventory atau Manufacturing.
    • Meneruskan data PO ke Inventory untuk validasi penerimaan barang (Goods Receipt).
    • Meneruskan tagihan pemasok (Vendor Bill) ke Accounting (AP) untuk pencatatan utang.

3. Inventory (Persediaan & Pergudangan)

  • Fungsi: Melacak kuantitas fisik dan nilai moneter persediaan, lokasi penyimpanan, mutasi antar-gudang, lot/serial number, dan penyesuaian stok (Stock Adjustment).
  • Hubungan Antar-Modul:
    • Menyediakan bahan baku untuk Manufacturing.
    • Menerima barang jadi dari Manufacturing.
    • Mengirim barang pesanan ke Sales.
    • Mengirim jurnal mutasi nilai persediaan (perpetual valuation) dan HPP (COGS) ke Accounting.

4. Manufacturing / Production (Manufaktur & Produksi)

  • Fungsi: Mengelola Bill of Materials (BOM), routing kerja, kapasitas mesin/staf, perintah kerja (Work Order), dan penghitungan biaya produksi (Costing).
  • Hubungan Antar-Modul:
    • Mengonsumsi bahan baku dari Inventory.
    • Menyimpan barang jadi kembali ke Inventory.
    • Mencatat biaya tenaga kerja dari HR.
    • Mengirim jurnal barang dalam proses (Work in Progress / WIP) dan varians biaya ke Accounting.

5. Accounting (Akuntansi Buku Besar / GL)

  • Fungsi: Sebagai hub pencatatan akuntansi terpusat (General Ledger, Subledger AR, Subledger AP, dan Chart of Accounts). Memastikan kepatuhan pembukuan berpasangan (double-entry bookkeeping).
  • Hubungan Antar-Modul: Menerima jurnal otomatis dari seluruh aktivitas operasional (pengiriman, penerimaan, depresiasi aset, penggajian, dan faktur).

6. Finance (Manajemen Kas & Treasury)

  • Fungsi: Mengelola kas dan bank (Cash Management), pencairan dana, penerimaan pembayaran, rekonsiliasi rekening koran bank (Bank Reconciliation), dan anggaran (Budgeting).
  • Hubungan Antar-Modul: Menyelesaikan saldo piutang (AR) dan utang (AP) di Accounting ketika pembayaran riil diterima atau dicairkan melalui rekening bank.

7. Tax (Perpajakan)

  • Fungsi: Menghitung kewajiban pajak transaksi (seperti PPN, PPh pasal 21/22/23/final), menerbitkan faktur pajak elektronik, dan menyusun laporan SPT masa.
  • Hubungan Antar-Modul: Terpasang otomatis pada baris transaksi di modul Sales, Purchasing, dan Accounting.

8. Fixed Assets (Aset Tetap)

  • Fungsi: Melacak masa manfaat aktiva tetap perusahaan, kapitalisasi perolehan aset, jadwal penyusutan periodik (depreciation schedule), dan pelepasan aset (disposal).
  • Hubungan Antar-Modul:
    • Pengadaan aset berasal dari Purchasing.
    • Biaya penyusutan bulanan otomatis diposting ke Accounting.

9. Human Resources & Payroll (SDM & Penggajian)

  • Fungsi: Mengelola data karyawan, kehadiran, cuti, klaim pengeluaran (expense claims), dan pemrosesan gaji (payroll).
  • Hubungan Antar-Modul:
    • Menghasilkan jurnal beban gaji dan utang gaji ke Accounting.
    • Menyediakan alokasi jam kerja tenaga kerja langsung ke Manufacturing dan Projects.

10. Project Management (Manajemen Proyek)

  • Fungsi: Mengelola Work Breakdown Structure (WBS), tugas, anggaran proyek, dan persentase penyelesaian (percentage of completion).
  • Hubungan Antar-Modul:
    • Membeli barang/jasa khusus proyek melalui Purchasing.
    • Membebankan biaya material dan tenaga kerja ke Accounting.
    • Menerbitkan tagihan termin (milestone billing) melalui Sales.

11. Customer Relationship Management / CRM

  • Fungsi: Mengelola prospek (Leads), peluang (Opportunities), komunikasi pelanggan, dan saluran penjualan (Sales Pipeline).
  • Hubungan Antar-Modul: Mengonversi kesepakatan yang berhasil (Won Opportunity) langsung menjadi entitas Customer dan Sales Order di modul Sales.

Software Modular Implementations

Struktur modularitas diatur secara berbeda di berbagai platform ERP:

  • ERPNext: Terbagi menjadi Domains dan Modules (misal: Selling, Buying, Stock, Manufacturing, Accounts, HR). Seluruh modul berada dalam satu monolit terpadu yang dapat diaktifkan melalui Role Permissions.
  • Odoo: Menggunakan arsitektur modular terdistribusi (Apps). Pengguna dapat memasang aplikasi secara terpisah (misal: pasang modul sale dan stock, lalu modul penghubung sale_stock otomatis aktif untuk menangani integrasi antar keduanya).
  • Microsoft Dynamics 365: Menggunakan aplikasi bisnis terpisah yang saling terintegrasi melalui Dataverse dan Dual-Write (misal: Dynamics 365 Finance, Dynamics 365 Supply Chain Management, Dynamics 365 Sales).

Dalam perancangan Naventra:

  • Jangan membangun modul sebagai aplikasi database terpisah (microservices with database-per-service), karena akan menyulitkan transaksi atomik ACID dan integritas laporan keuangan.
  • Terapkan arsitektur Modular Monolith: kode diisolasi berdasarkan domain/modul, namun berbagi skema database terpadu untuk memastikan kecepatan agregasi data dan pelaporan.
  • Sediakan mekanisme Hook / Event Subscriber terpusat (contoh: on_delivery_confirmed, on_invoice_posted) agar modul lain dapat merespons perubahan tanpa membuat kode yang saling mengunci secara erat (loose coupling).

References

  1. APICS / ASCM: APICS Dictionary - The Standard for Supply Chain and Operations Management Terminology.
  2. Microsoft Learn: Dynamics 365 Business Applications architecture overview. URL: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/
  3. Frappe Documentation: ERPNext Module Directory and Workflows. URL: https://docs.frappe.io/erpnext
  4. Odoo Documentation: Odoo Apps and Integration Ecosystem. URL: https://www.odoo.com/documentation/17.0/applications.html

Graph View

Backlinks