ERP Notes

Sales Quotation

5 min read

Sales Quotation

Definition

Sales Quotation (Penawaran Harga / Sales Quote) adalah dokumen komersial formal yang diterbitkan oleh penjual kepada calon pelanggan atau pelanggan terdaftar yang memuat komitmen penawaran harga, kuantitas, spesifikasi produk/jasa, diskon, serta syarat dan ketentuan pengiriman dan pembayaran yang berlaku selama periode waktu tertentu.

Dalam sistem ERP, penawaran harga berada pada gerbang awal siklus komersial yang menjembatani aktivitas Customer Relationship Management (CRM) dengan modul pemrosesan pesanan resmi (Order Management).

Business Purpose

Penawaran harga memiliki fungsi strategis dalam operasi komersial perusahaan:

  1. Komitmen Komersial Berbatas Waktu (Price Commitment): Menjamin kepastian harga bagi pelanggan dalam rentang waktu tertentu (Validity Period) agar pembeli dapat merencanakan anggaran pengadaannya.
  2. Platform Negosiasi & Manajemen Versi: Menyediakan sarana tawar-menawar harga dan spesifikasi teknis dengan mencatat setiap revisi penawaran secara transparan (revision history).
  3. Pemberlakuan Matriks Otorisasi Diskon (Discount Approval Governance): Mengontrol wewenang staf penjualan agar tidak memberikan diskon di luar batas toleransi marjin keuntungan perusahaan.
  4. Analisis Tingkat Keberhasilan Penjualan (Win/Loss Ratio Analysis): Mengukur efektivitas tim penjualan dengan melacak alasan penawaran yang ditolak atau kedaluwarsa.

The Quotation Lifecycle & State Machine

Dokumen penawaran harga di ERP dikendalikan oleh mesin status (state machine) berikut:

stateDiagram-v2
    [*] --> Draft: Staf Penjualan Membuat Penawaran
    Draft --> UnderApproval: Diskon Melebihi Batas Wewenang
    UnderApproval --> Draft: Approval Ditolak
    UnderApproval --> Approved: Manajer Menyetujui Diskon
    Draft --> Sent: Dikirim ke Pelanggan (Diskon Standar)
    Approved --> Sent: Dikirim ke Pelanggan
    
    Sent --> Won: Pelanggan Menyetujui (Menerbitkan PO)
    Sent --> Lost: Pelanggan Menolak Penawaran
    Sent --> Expired: Melewati Masa Berlaku (Validity Date)
    
    Lost --> [*]
    Expired --> [*]
    Won --> SalesOrder: Konversi Menjadi Sales Order

Penjelasan Status Utama:

  1. Draft: Dokumen masih dalam tahap penyusunan oleh staf penjualan; data dapat diubah bebas.
  2. Under Approval: Penawaran tertahan sistem karena mengandung parameter khusus (misal diskon > 10% atau termin pembayaran > 60 hari) yang mewajibkan tanda tangan digital manajer.
  3. Sent / Submitted: Penawaran telah disahkan dan dikirimkan secara fisik atau via email/PDF ke pelanggan. Dokumen menjadi read-only.
  4. Accepted / Won: Pelanggan menyetujui penawaran dan menerbitkan surat pesanan (Purchase Order dari pihak pelanggan). Dokumen siap dikonversi menjadi Sales Order.
  5. Rejected / Lost: Pelanggan menolak penawaran (misal karena harga kalah saing atau waktu pengiriman terlalu lama). Sistem mewajibkan input alasan penolakan (Lost Reason) untuk analitik bisnis.
  6. Expired: Tanggal kalender telah melewati batas tanggal masa berlaku (Validity Expiration Date). Sistem memblokir konversi otomatis kecuali dokumen diperpanjang atau direvisi.

Data Structure: Header and Line Items

Dokumen penawaran harga dibangun dengan struktur dua tingkat:

1. Quotation Header

  • Quotation Number & Revision Code: Nomor unik dokumen dan penanda revisi (misal: SQ-2026-0089-Rev02).
  • Customer Reference: Identitas pelanggan atau data prospek (Lead/Opportunity).
  • Validity Period: Tanggal terbit (Quotation Date) dan batas kedaluwarsa (Valid Until Date).
  • Payment Terms & Currency: Kesepakatan syarat pembayaran (misal: Net 30) dan mata uang transaksi.
  • Incoterms & Delivery Terms: Syarat penyerahan komersial (misal: FOB Shipping Point, CIF Tanjung Priok).

2. Quotation Lines

  • Item Code & Description: Barang atau jasa yang ditawarkan.
  • Quantity & Sales UOM: Jumlah unit yang ditawarkan.
  • Base Price & Discount: Harga satuan katalog dan potongan harga yang diberikan.
  • Tax Code: Kategori tarif pajak (misal: PPN 11%).
  • Expected Delivery Lead Time: Estimasi waktu tunggu kesiapan barang.

Business Rules & Validation Engine

  1. Aturan Masa Berlaku (Validity Rule):
    • Sistem wajib menolak pembuatan Sales Order dari penawaran yang statusnya telah Expired. Jika pelanggan ingin melanjutkan, staf harus membuat penawaran revisi baru (New Revision) dengan harga terkini.
  2. Matriks Persetujuan Diskon (Discount Approval Matrix):
    • Diskon : Cukup persetujuan staf penjualan (Sales Representative).
    • Diskon : Mewajibkan persetujuan Manajer Penjualan (Sales Manager).
    • Diskon : Mewajibkan persetujuan Direktur Komersial (VP Sales / Director).
  3. Pemeriksaan Estimasi Ketersediaan (Available-to-Promise / ATP Check):
    • Pada saat menyusun penawaran, sistem memberikan visibilitas stok proyeksi untuk mencegah janji pengiriman yang mustahil dipenuhi (unrealistic lead times).

Impact on Accounting and Inventory

Aturan Nol Finansial & Operasional

Sales Quotation TIDAK MEMILIKI dampak akuntansi dan TIDAK MEMILIKI dampak mutasi persediaan fisik.

  • Accounting Impact: Nihil. Tidak ada jurnal debit/kredit yang diposting ke General Ledger maupun Subledger AR karena belum ada transaksi pertukaran hak milik atau timbulnya hak tagih legal.
  • Inventory Impact: Nihil. Kuantitas persediaan fisik di gudang tidak berkurang dan tidak dilakukan reservasi stok komitmen (hard reservation), kecuali pada industri khusus yang mengonfigurasi fitur penahanan kuota penawaran (soft quotation hold).

Concrete Business Example

Perusahaan komersial menerbitkan penawaran harga kepada calon pelanggan:

  • Nomor Penawaran: SQ-2026-09-0042
  • Pelanggan: PT Maju Bersama
  • Tanggal Terbit: 10 September 2026
  • Masa Berlaku: 14 Hari (Kedaluwarsa: 24 September 2026)
  • Rincian Komoditas: 10 Unit Laptop Pro @ Rp1.000.000 = Rp10.000.000
  • PPN (11%): Rp1.100.000
  • Total Penawaran: Rp11.100.000
  • Syarat Pembayaran: Net 30 hari kalender sejak faktur diterbitkan.

Saat PT Maju Bersama menyetujui penawaran ini pada tanggal 15 September 2026, staf penjualan menekan tombol Convert to Sales Order, yang secara otomatis meneruskan seluruh rincian barang, harga, dan syarat pembayaran ke dalam dokumen pesanan resmi Sales Order tanpa risiko salah ketik.

Variations & Caveats

  1. Quotation vs Proforma Invoice:
    • Quotation adalah dokumen penawaran komersial murni.
    • Proforma Invoice adalah faktur proforma yang menyerupai faktur resmi untuk keperluan administrasi izin impor/ekspor, pembukaan Letter of Credit (L/C) di bank, atau permintaan pembayaran di muka (prepayment). Keduanya sama-sama bukan dokumen pembukuan akuntansi resmi.
  2. Partial Conversion (Konversi Sebagian):
    • Dalam negosiasi proyek besar, pelanggan dapat menyetujui sebagian baris barang dalam penawaran (misal menyetujui laptop, namun menolak penawaran jasa instalasi). ERP modern mendukung Partial Sales Order Generation dari satu dokumen penawaran.

References

  1. Association for Supply Chain Management (ASCM): APICS Dictionary - Quotation Management and Available-to-Promise.
  2. Microsoft Learn: Create and manage sales quotations in Dynamics 365 Supply Chain Management. URL: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/supply-chain/sales-marketing/tasks/create-sales-quotation
  3. Frappe / ERPNext Documentation: Quotation Management, Revision Workflow, and Opportunity Conversion. URL: https://docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/selling/quotation
  4. Odoo Documentation: Send Quotations and Online Signature Approvals. URL: https://www.odoo.com/documentation/17.0/applications/sales/sales/send_quotations.html

Graph View

Backlinks