ERP Notes

Inventory Receiving and Inbound Logistics

6 min read

Inventory Receiving and Inbound Logistics

Definition

Inventory Receiving and Inbound Logistics adalah rangkaian proses operasional dan sistemik di fasilitas gudang untuk menerima barang fisik yang datang dari pemasok eksternal, transfer antar-gudang, atau lini perakitan pabrik internal—mulai dari pembongkaran muatan (unloading), verifikasi dokumen jalan, inspeksi mutu (inspection), pencatatan tanda terima (Goods Receipt), hingga penempatan barang ke rak penyimpanan definitif (putaway).

Jika pada Phase 5 Goods Receipt fokus utama dititikberatkan pada pemenuhan kontrak komersial Purchase Order dan pengakuan akrual utang (GR/IR Accrual), maka dalam domain Persediaan dan Pergudangan (Phase 6), fokus bergeser ke eksekusi fisik barang, integritas tata letak rak gudang (slotting), penanganan cacat mutu, dan perubahan status ketersediaan stok.

Alur Langkah Penerimaan Inbound (Inbound Step-by-Step Flow)

Proses penerimaan barang di pergudangan modern dibagi menjadi tahapan terstruktur:

flowchart TD
    Truck["(1) Kedatangan Truk & Pembongkaran (Unloading)<br/>Truk vendor tiba di Receiving Dock"]
    --> Staging["(2) Receiving Staging & Dokumen Check<br/>Pencocokan Surat Jalan Vendor vs Open PO"]
    
    Staging --> QCReq{Butuh Inspeksi<br/>Mutu (QC)?}
    
    QCReq -- "Ya" --> Quarantine["(3) Pemindahan ke QC Hold / Karantina<br/>Status: Non-ATP (Stok Tidak Boleh Dijual)"]
    Quarantine --> QCInspect["(4) Pemeriksaan Kualitas & Pengujian Sampel"]
    
    QCInspect --> QCResult{Hasil QC?}
    QCResult -- "Lolos / Accepted" --> Putaway["(5) Putaway Process<br/>Penempatan ke Rak / Storage Bin Definitif"]
    QCResult -- "Ditolak / Rejected" --> Rejection["Penanganan Barang Cacat<br/>Dipindahkan ke Rejection Bay<br/>Memicu Return to Vendor (RTV)"]
    
    QCReq -- "Tidak (Direct)" --> Putaway
    
    Putaway --> FinalStock["(6) Stok Berstatus Available (ATP Active)<br/>Siap untuk Reservasi Penjualan & Produksi"]

Perbedaan Status Kuantitas pada Siklus Penerimaan

Untuk menjaga akurasi operasional, sistem ERP membedakan lima status kuantitas kritis sepanjang alur penerimaan:

Status KuantitasKeterangan OperasionalDampak Lokasi Gudang
Ordered QuantityKuantitas yang disetujui pada Purchase Order.Belum ada barang fisik di gudang.
Received QuantityKuantitas fisik kotor yang dibongkar dari truk di dermaga penerimaan (Receiving Dock).Berada di zona Receiving Bay.
Accepted QuantityKuantitas yang dinyatakan lolos inspeksi kualitas dan spesifikasi teknis.Siap dipindahkan ke area penyimpanan.
Rejected QuantityKuantitas yang cacat, pecah, terkontaminasi, atau tidak sesuai spesifikasi PO.Berada di zona Quarantine / Reject Bay; menunggu retur vendor.
Put Away QuantityKuantitas barang yang telah selesai dipindai dan diletakkan di koordinat rak (bin) definitif.Status stok beralih menjadi Available (ATP).
Invoiced QuantityKuantitas yang telah diverifikasi dan disetujui tagihannya oleh bagian Akuntansi via Three-Way Match.Dampak finansial definitif di buku besar utang usaha.

Variasi Penerimaan: Full, Partial, Over-Receipt, and Under-Receipt

Sistem ERP menerapkan aturan validasi bisnis (business rules) untuk mengatur deviasi kuantitas antara dokumen PO dan fisik yang diterima:

flowchart LR
    POQty["PO: 10 Unit"] --> Scenarios{Skenario Penerimaan}
    
    Scenarios --> S1["Full Receipt: 10 Unit Diterima<br/>PO Status: Fully Received"]
    Scenarios --> S2["Partial Receipt: 6 Unit Diterima<br/>PO Status: Partially Received (Open 4)"]
    Scenarios --> S3["Under-Receipt with Short-Close:<br/>6 Diterima, 4 Dibatalkan<br/>PO Status: Closed"]
    Scenarios --> S4["Over-Receipt: 11 Unit Tiba<br/>Toleransi Cek: Boleh / Tolak"]

1. Partial Receipt (Penerimaan Bertahap)

  • Vendor mengirimkan sebagian pesanan karena keterbatasan armada atau stok.
  • ERP memposting Goods Receipt untuk kuantitas yang diterima (misal: 6 unit dari 10 unit).
  • Baris PO tetap berstatus terbuka (Partially Received) dengan sisa kuantitas terbuka (open quantity) sebesar 4 unit yang menunggu pengiriman berikutnya.

2. Over-Receipt (Penerimaan Melebihi Pesanan)

  • Vendor mengirimkan barang lebih banyak dari yang dipesan pada PO (misal: PO 10 unit, dikirim 11 unit).
  • Toleransi Bisnis (Over-Receipt Tolerance):
    • Zero Tolerance (Ketat): ERP memblokir posting penerimaan untuk 1 unit lebih; barang kelebihan harus dikembalikan langsung ke truk vendor.
    • Percentage Tolerance (Fleksibel): Diizinkan batas toleransi tertentu (misal: ). Sangat lazim untuk barang curah (pipa, kabel, bahan kimia). Unit kelebihan diterima dan menambah saldo stok serta akrual utang.

3. Under-Receipt & Short-Close (Kekurangan Pengiriman)

  • Vendor hanya mampu mengirim 6 unit dan mengonfirmasi bahwa 4 unit sisanya tidak dapat dipenuhi.
  • Manajemen pengadaan melakukan Short-Close (lihat Purchase Cancellation and Amendment), menutup sisa pesanan dan melepaskan cadangan komitmen anggaran (budget encumbrance).

Proses Putaway dan Optimasi Slotting

Putaway adalah aktivitas fisik dan sistemik untuk memindahkan barang dari Receiving Bay ke lokasi penyimpanan definitif di dalam gudang:

  1. Direct Putaway (Satu Tahap):
    • Operator gudang langsung memindai barcode barang dan barcode rak tujuan dalam satu transaksi tunggal. Cocok untuk gudang berskala kecil.
  2. Directed Putaway (Berbasis Aturan Sistem / WMS Rules):
    • ERP menghitung lokasi penempatan optimal secara otomatis berdasarkan kriteria:
      • Karakteristik Produk: Barang berat diletakkan di rak bawah; barang dingin diletakkan di Cold Storage.
      • Slotting Optimization (Kecepatan Pergerakan): Barang Fast-Moving diletakkan dekat dengan area pengiriman (Shipping Dock); barang Slow-Moving diletakkan di rak tinggi atau lorong belakang.
      • Konsolidasi Lot/Batch: Menggabungkan barang dari lot yang sama di lokasi rak yang berdekatan.

Dampak Fisik vs. Dampak Akuntansi

Penting untuk memisahkan antara realitas logistik pergudangan dengan pencatatan akuntansi keuangan:

  • Realitas Pergudangan:
    • Saat barang tiba di dermaga: Status kuantitas adalah Received (Staging).
    • Saat dipindahkan ke QC: Status kuantitas adalah Quarantine.
    • Saat diletakkan di rak: Status kuantitas adalah Available.
  • Pencatatan Akuntansi Finansial:
    • Terjadi secara atomik pada saat dokumen resmi Goods Receipt divalidasi (Posted), terlepas dari apakah barang masih di area staging atau sudah di rak:
      • (Dr) Persediaan Barang Dagang: (untuk 6 unit @ Rp700.000)
      • (Cr) Utang Barang Belum Ditagih (GR/IR Accrual):
    • Perpindahan fisik internal dari Receiving Bay ke Storage Bin tidak menimbulkan jurnal finansial baru di buku besar (General Ledger), melainkan hanya memutasi koordinat lokasi pada buku pembantu stok (Stock Ledger).

ERP Implementation Comparison

AspekOdoo EnterpriseERPNextMicrosoft Dynamics 365 SCM
Alur Rute PenerimaanMenggunakan Multi-step Routes pada konfigurasi gudang: 1-step (Receive direct), 2-step (Receive Stock), atau 3-step (Receive Quality Stock).Alur default adalah dokumen tunggal Purchase Receipt. Alur multi-tahap dicapai melalui mutasi internal antar-gudang (Material Transfer).Sangat komprehensif: Mendukung Arrival Overview, Item Arrival Journal, dan Work Order Inbound Putaway dengan arahan perangkat mobile WMS.
Pemisahan Karantina (QC)Dikelola via modul Quality: pembentukan Quality Alert / Quality Check yang menahan perpindahan dokumen Stock Picking.Fitur Inspection Required pada baris Item; kuantitas masuk ke Rejected Warehouse jika tidak memenuhi kriteria inspeksi.Menggunakan Quality Order dan konfigurasi Item Sampling yang secara otomatis mengunci status persediaan ke Blocking / Quarantine.
Over-Receipt ToleranceMemerlukan modul tambahan atau penyesuaian aturan kuantitas pada dokumen picking.Kolom Over Receipt Allowance Percentage pada level konfigurasi Item Master atau Purchasing Settings.Konfigurasi formal Overdelivery Percentage pada baris Purchase Order; memblokir penerimaan jika melampaui toleransi.

Untuk perancangan modul Penerimaan Inbound pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

  1. Pemisahan Header dan Baris Detail Penempatan (Receipt vs Putaway):
    • Tabel goods_receipts mencatat dokumen penyerahan legal dari vendor (nomor surat jalan, tanggal tiba, vendor ID, nomor PO).
    • Tabel goods_receipt_lines mencatat kuantitas kotor diterima (received_qty), kuantitas lolos (accepted_qty), dan kuantitas ditolak (rejected_qty).
    • Tabel putaway_tasks mencatat instruksi pemindahan fisik dari area staging ke koordinat bin definitif (from_location_id, to_location_id, task_status).
  2. Validasi Toleransi Penerimaan Berbasis Persentase: 
    -- Validasi sebelum menyimpan baris Goods Receipt
IF (new_received_qty + line.accumulated_received_qty) > (line.ordered_qty * (1 + line.over_receipt_tolerance_pct / 100.0)) THEN
    RAISE EXCEPTION 'Kuantitas penerimaan (%) melampaui batas toleransi over-receipt yang diizinkan (%)', 
        new_received_qty, line.ordered_qty * (1 + line.over_receipt_tolerance_pct / 100.0);
END IF;
  3. Mobile Barcode Scanning Workflow: Rancang antarmuka penerimaan agar ramah perangkat genggam (handheld barcode terminal): operator memindai nomor PO memindai barcode produk memindai barcode bin rak penyimpanan. Hal ini meminimalkan kesalahan input data (human error) di lantai gudang yang bising.

References

  • ASCM / APICS. Warehouse Management: Receiving Operations, Inbound Quality Inspection, and Cross-Docking.
  • Tompkins, J. A., et al. Facilities Planning: Receiving and Putaway Systems.
  • Microsoft Learn. Inbound Logistics and Putaway Processing in Dynamics 365 Supply Chain Management.
  • Frappe ERPNext Documentation. Purchase Receipt and Material Inspection Workflow.
  • Odoo 17 Documentation. Receipts and Multi-step Inbound Routing Configurations.

Graph View

Backlinks