Lot and Serial Number Tracking

Definition

Lot and Serial Number Tracking adalah mekanisme sistemik dalam ERP yang memberikan identitas unik kepada barang persediaan guna mencatat riwayat pergerakan, asal-usul bahan baku, tanggal produksi, masa kedaluwarsa, hingga tujuan akhir pengiriman barang sepanjang siklus rantai pasok.

Mekanisme pelacakan (Traceability) ini menjadi syarat mutlak dalam kepatuhan regulasi industri (seperti BPOM, FDA, ISO 9001, dan sertifikasi keselamatan otomotif/penerbangan) untuk memfasilitasi penarikan produk cacat secara tepat (product recall), klaim garansi purna jual, dan pengendalian mutu berbasis tanggal kedaluwarsa.

---

Perbedaan Fundamental: Lot (Batch) vs. Serial Number

Sistem ERP enterprise membedakan secara tegas antara pelacakan berbasis kelompok (group-level) dan pelacakan berbasis unit tunggal (unit-level):

Karakteristik	Lot / Batch Number	Serial Number
Kardinalitas Relasi	1 Nomor : Banyak Unit (1 to Many)	1 Nomor : Tepat 1 Unit Fisik (1 to 1)
Definisi Unit	Kumpulan barang yang diproduksi atau dibeli bersamaan dalam satu siklus produksi/pembelian dengan karakteristik dan kualitas yang seragam.	Pengenal unik individual yang membedakan satu fisik barang dari barang lain yang bertipe identik.
Karakteristik Khas	Tanggal Produksi (Manufacturing Date), Tanggal Kedaluwarsa (Expiration Date), Hasil Uji Lab (Certificate of Analysis / CoA).	Masa Garansi (Warranty Start/End), Alamat MAC kartu jaringan, Nomor Rangka/Mesin (VIN), Riwayat Servis Pemeliharaan.
Contoh Industri	Farmasi (Obat, Vaksin), Makanan & Minuman, Bahan Kimia Industri, Cat, Biji Plastik.	Perangkat Elektronik (Laptop, Smartphone), Mesin Pabrik, Kendaraan Bermotor, Alat Medis Implan.
Kompleksitas Input Data	Sedang: Operator menginput nomor lot sekali untuk satu palet isi 1.000 botol sirup.	Tinggi: Operator wajib memindai barcode nomor seri satu per satu untuk setiap unit yang masuk atau keluar.

---

Ketertelusuran Penuh: Forward vs. Backward Traceability

Kemampuan audit rantai pasok (Supply Chain Traceability) diukur dari kemampuan sistem menjalankan pelacakan dalam dua arah:

flowchart TD
    Supplier["Pemasok Bahan Baku<br/>(PT Sumber Teknologi - Lot #ST-2026)"]
    --> Inbound["Penerimaan & Gudang Bahan Baku<br/>(Goods Receipt GR-001)"]
    --> Production["Pabrik Perakitan / Manufaktur<br/>(Work Order WO-042 - Serial SN-LP-001)"]
    --> Warehouse["Gudang Barang Jadi<br/>(Finish Goods WH)"]
    --> Outbound["Pengiriman Penjualan<br/>(Delivery Order DO-881)"]
    --> Customer["Pelanggan Akhir<br/>(PT Mitra Niaga)"]

    Customer -.->|"(1) Backward Traceability (Investigasi Akar Masalah / Root Cause)"| Supplier
    Supplier -.->|"(2) Forward Traceability (Penarikan Produk / Targeted Recall)"| Customer

1. Backward Traceability (Pelacakan Mundur / Root-Cause Analysis)

• Skenario: Pelanggan melaporkan bahwa Laptop Pro dengan nomor seri SN-LP-001 mengalami kerusakan baterai melembung.
• Tindakan Sistem: ERP melacak balik:
  • Kapan dan oleh siapa laptop tersebut dirakit (Work Order).
  • Komponen baterai nomor berapa yang dipasang ke dalam laptop tersebut (Genealogy Tree).
  • Nomor lot bahan kimia baterai tersebut dari pemasok mana (Purchase Order & Goods Receipt).
• Hasil: Ditemukan bahwa komponen baterai berasal dari Lot Vendor #BAT-CHEM-99.

2. Forward Traceability (Pelacakan Maju / Targeted Product Recall)

• Skenario: Pemasok baterai memberi peringatan resmi bahwa seluruh baterai pada Lot #BAT-CHEM-99 mengandung cacat bahan pemisah elektroda yang rentan korsleting.
• Tindakan Sistem: ERP melakukan penelusuran maju:
  • Mencari seluruh nomor seri laptop yang menggunakan baterai dari lot tersebut.
  • Memeriksa keberadaan unit-unit tersebut: apakah masih ada di rak gudang (Quarantine immediately), sedang dalam perjalanan kurir (Intercept shipment), atau sudah dikirim ke pelanggan (Issue recall letter).
• Hasil Finansial: Penarikan produk hanya dilakukan secara presisi pada 50 unit yang terdampak, alih-alih menarik seluruh 10.000 unit yang beredar di pasar, menghemat miliaran rupiah biaya penarikan dan melindungi reputasi perusahaan.

---

Logika FEFO untuk Barang dengan Masa Kedaluwarsa

Untuk barang yang menggunakan pelacakan batch dengan tanggal kedaluwarsa, ERP menerapkan aturan pengambilan FEFO (First-Expired, First-Out):

flowchart LR
        B1["Batch A: Masuk 1 Jan | Expire: 30 Des 2026"]
        B2["Batch B: Masuk 15 Jan | Expire: 30 Sep 2026 (Terdekat)"]
        B3["Batch C: Masuk 1 Feb | Expire: 31 Jan 2027"]
    
    Order["Pesanan Pengiriman Outbound"]
    Order -->|"Algoritma FEFO Memilih Otomatis"| B2

Aturan Batas Minimal Kedaluwarsa (Shelf-Life Constraints):

1. Total Shelf Life: Umur simpan produk sejak tanggal diproduksi (misal: 730 hari / 2 tahun).
2. Minimum Remaining Shelf Life for Delivery: Batas waktu minimal yang disyaratkan oleh jaringan supermarket besar (misal: tolak pengiriman jika sisa masa kedaluwarsa $<75\%$).
3. Quarantine Before Expiry: Sistem secara otomatis memindahkan status batch ke Blocked / Quarantine 30 hari sebelum tanggal kedaluwarsa agar tidak dapat terambil secara tidak sengaja oleh operator picking.

---

ERP Implementation Comparison

Aspek	Odoo Enterprise	ERPNext	Microsoft Dynamics 365 SCM
Model Entitas	Menggunakan entitas tunggal stock.lot yang menyimpan nomor seri atau nomor lot tergantung setting Product Tracking.	Memiliki entitas terpisah yang tegas: Dokumen Serial No (1:1) dan Dokumen Batch (1:N).	Menggunakan dimensi pelacakan formal: Tracking Dimension Group dengan kontrol ketat atas nomor serial dan nomor batch.
Pencatatan Nomor Seri	Dapat diinput manual, dipindai via barcode, atau di-generate otomatis saat transaksi receipt/delivery.	Serial number disimpan sebagai string teks multiline atau individual records yang tertaut ke dokumen pergerakan stok.	Sangat canggih: Mendukung Serial Number Registration, Capturing Serial at Receipt vs at Delivery, dan generator format penomoran otomatis.
Genealogi Produksi	Fitur Upstream / Downstream Traceability Report yang menampilkan grafik hubungan lot bahan baku ke lot produk jadi.	Menampilkan Batch History dan Serial No Lifecycle yang menunjukkan seluruh tautan transaksi dokumen.	Fitur tingkat industri: Item Traceability / Trace Tool dengan visualisasi pohon silsilah (Genealogy Tree) multi-level.

---

Naventra Consideration

Untuk perancangan modul Lot dan Serial Number pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

1. Skema Database Relasional Terpisah:

   CREATE TABLE item_lots (
       id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
       item_id UUID NOT NULL REFERENCES items(id),
       lot_number VARCHAR(100) NOT NULL,
       manufacturing_date DATE,
       expiration_date DATE,
       removal_date DATE, -- Tanggal mulai ditarik dari rak
       status VARCHAR(30) NOT NULL DEFAULT 'ACTIVE', -- 'ACTIVE', 'QUARANTINE', 'EXPIRED'
       created_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT NOW(),
       UNIQUE (item_id, lot_number)
   );
    
   CREATE TABLE item_serials (
       id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
       item_id UUID NOT NULL REFERENCES items(id),
       serial_number VARCHAR(100) NOT NULL UNIQUE,
       lot_id UUID REFERENCES item_lots(id), -- Opsional: Serial number dari lot tertentu
       current_warehouse_id UUID REFERENCES warehouses(id),
       current_location_id UUID REFERENCES storage_locations(id),
       status VARCHAR(30) NOT NULL DEFAULT 'IN_STOCK', -- 'IN_STOCK', 'DELIVERED', 'SCRAPPED', 'RETURNED'
       warranty_start_date DATE,
       warranty_end_date DATE,
       created_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT NOW()
   );

2. Enforcement Mutlak pada Layer Mutasi Stok: Jika sebuah SKU memiliki atribut tracking_policy = 'SERIAL', maka seluruh API mutasi persediaan (/api/v1/goods-receipts/post, /api/v1/deliveries/post) wajib memvalidasi bahwa jumlah elemen array serial_numbers yang dikirimkan harus tepat sama dengan kuantitas transaksi, dan setiap nomor seri belum pernah aktif sebelumnya di gudang (mencegah duplikasi).
3. Pohon Genealogi Berbasis Relasi Atomik: Sediakan tabel relasi production_genealogy (parent_serial_id, child_serial_id, child_lot_id, work_order_id) untuk merekam jejak perakitan komponen ke dalam produk jadi secara permanen.

---

References

• GS1 Standards. Traceability Standard: Business Process and System Architecture for Global Supply Chain Traceability.
• ISO 9001:2015. Clause 8.5.2: Identification and Traceability in Quality Management Systems.
• Microsoft Learn. Tracking Dimensions and Traceability in Dynamics 365 Supply Chain Management.
• Frappe ERPNext Documentation. Serial Numbers and Batches Management.
• Odoo 17 Documentation. Traceability: Managing Lots and Serial Numbers in Inventory.