ERP Notes

Product and Inventory Master Data

6 min read

Product and Inventory Master Data

Definition

Product and Inventory Master Data adalah kumpulan data induk terpusat yang mendefinisikan seluruh karakteristik fisik, logistik, pengadaan, penjualan, perpajakan, dan akuntansi dari setiap barang atau jasa yang dikelola di dalam ekosistem ERP.

Item Master bertindak sebagai fondasi referensi statis (single source of truth) yang dirujuk oleh seluruh modul transaksional:

  • Modul Penjualan merujuk harga jual, diskon, dan UOM jual (Customer and Sales Master Data).
  • Modul Pengadaan merujuk vendor utama, UOM beli, dan harga beli standar (Supplier and Purchasing Master Data).
  • Modul Persediaan merujuk metode pelacakan, dimensi fisik, dan lokasi penyimpanan standar.
  • Modul Akuntansi merujuk akun persediaan neraca, akun beban pokok penjualan (COGS), dan akun pendapatan (Chart of Accounts).

Klasifikasi Tipe Item dalam ERP

Sistem ERP enterprise membedakan jenis-jenis produk berdasarkan cara penanganan fisik dan akuntansinya:

Tipe ProdukKarakteristik FisikManajemen Stok di GudangDampak Finansial & AkuntansiContoh Penggunaan
Stockable / Inventory ItemBarang berwujud fisik yang disimpan, dihitung, dan dinilai.Ya: Dicatat di Stock Ledger; memiliki saldo kuantitas on-hand.Pembelian menambah aset persediaan di neraca. Penjualan mendebit COGS dan mengkredit persediaan.Laptop Pro, Komponen Utama Motherboard, Kabel Daya.
Consumable / Expense ItemBarang fisik berbiaya rendah yang langsung habis dipakai atau tidak bernilai material untuk dilacak per unit.Opsional: Dapat dilacak kuantitas fisiknya tanpa penilaian moneter individual.Nilai perolehan langsung dibebankan ke akun biaya operasional (Expense Account) saat diterima.Alat Tulis Kantor (ATK), Mur & Baut standar, Sarung tangan pabrik.
Service (Jasa)Layanan tidak berwujud (intangible) tanpa wujud fisik.Tidak: Tidak ada saldo stok fisik atau lokasi gudang.Pembelian diakui sebagai Beban Jasa; penjualan diakui langsung sebagai Pendapatan Jasa.Jasa Konsultasi Implementasi, Biaya Servis Pemeliharaan, Ongkos Pasang.
Kit / Bundle / PhantomEntitas virtual yang terdiri dari kumpulan beberapa item fisik individual.Tidak untuk Kit-nya: Stok dilacak pada level komponen penyusunnya (Bill of Materials / BOM).Harga dapat dipatok pada level bundel atau akumulasi komponen.Paket Bundel Laptop + Mouse + Tas Ransel.

Anatomi Atribut Item Master (Data Model)

Struktur data induk produk dalam ERP diorganisasikan ke dalam beberapa segmen fungsional:

classDiagram
    class ItemMaster {
        +UUID item_id
        +String item_code / SKU
        +String item_name
        +ItemType item_type
        +UUID item_group_id
        +UUID default_uom_id
        +Boolean is_active
    }

    class InventoryAttributes {
        +TrackingPolicy tracking_policy (None, Lot, Serial)
        +CostingMethod costing_method (FIFO, Moving_Avg, Standard)
        +Decimal standard_cost
        +UUID default_warehouse_id
        +UUID default_bin_location_id
        +Decimal reorder_point
        +Decimal reorder_quantity
    }

    class PhysicalAndLogistics {
        +String barcode / EAN13
        +Decimal net_weight
        +Decimal gross_weight
        +Decimal volume_cbm
        +String dimensions_l_w_h
        +String temperature_storage_class
        +Boolean is_hazardous_material
    }

    class PurchasingAttributes {
        +UUID default_supplier_id
        +UUID purchase_uom_id
        +Decimal purchase_uom_conversion_factor
        +Integer supplier_lead_time_days
        +Decimal min_order_qty (MOQ)
    }

    class SalesAttributes {
        +UUID sales_uom_id
        +Decimal sales_uom_conversion_factor
        +Decimal list_price
        +UUID tax_category_id
        +Boolean allow_sales
    }

    class AccountingMapping {
        +UUID inventory_asset_account_id
        +UUID cogs_account_id
        +UUID sales_income_account_id
        +UUID expense_account_id
        +UUID gr_ir_clearing_account_id
    }

    ItemMaster *-- InventoryAttributes
    ItemMaster *-- PhysicalAndLogistics
    ItemMaster *-- PurchasingAttributes
    ItemMaster *-- SalesAttributes
    ItemMaster *-- AccountingMapping

Atribut Fisik dan Logistik Gudang (WMS Attributes)

Untuk mendukung operasional pergudangan modern (Warehouse Management System), Item Master wajib memuat spesifikasi fisik:

  1. Kode Barcode / EAN / UPC: Standar pengenal global untuk pemindaian optik cepat menggunakan terminal handheld scanner di area penerimaan dan pengiriman.
  2. Dimensi Kubikasi dan Berat (Cubing and Weighing):
    • Panjang Lebar Tinggi () menentukan kapasitas volume kubik (Cubic Meters / CBM).
    • Berat bersih (Net Weight) dan berat kotor (Gross Weight).
    • Aplikasi: Digunakan oleh algoritma gudang untuk menentukan kapasitas muat rak (rack weight limit), optimasi pemanfaatan ruang kontainer (container loading optimization), dan kalkulasi tarif ekspedisi pihak ketiga.
  3. Karakteristik Penyimpanan Khusus (Storage Classes):
    • Suhu kontrol (misal: Cold Chain 2°C – 8°C vs suhu ruang biasa).
    • Kategori bahaya kimia (Hazardous Material / HAZMAT), mudah terbakar (flammable), atau rentan pecah (fragile).

Kebijakan Pelacakan (Tracking Policy)

ERP enterprise memungkinkan konfigurasi pelacakan pada level data induk:

  • No Tracking: Barang komoditas massal tanpa identifikasi unik (misal: kabel USB standar). Stok dihitung murni berdasarkan agregat kuantitas.
  • Batch / Lot Tracking: Sekelompok barang diproduksi atau dibeli bersamaan dalam satu siklus. Memiliki tanggal kedaluwarsa (expiry date) dan tanggal produksi. Wajib untuk industri farmasi, makanan, dan kimia.
  • Serial Number Tracking: Setiap satu unit fisik memiliki nomor seri alfanumerik unik 1:1. Wajib untuk barang bernilai tinggi (laptop, mesin industri, kendaraan) guna pelacakan garansi dan layanan purna jual.

Pemisahan: Product Master vs Inventory Transaction

Sangat penting untuk memahami batas antara master data dan transaksi:

Important

Data vs State Separation:

  • Product Master mendefinisikan apa barang tersebut dan bagaimana sistem harus memperlakukannya (aturan validasi, akun default, UOM).
  • Inventory Transaction mencatat peristiwa bisnis nyata (kapan barang berpindah, berapa banyak, ke mana, dan siapa yang mengotorisasi).

Mengubah harga pokok standar (standard cost) atau akun default pada Product Master tidak boleh mengubah angka historis pada transaksi dan jurnal yang telah diposting di masa lalu. Transaksi masa lalu tetap membekukan nilai historisnya (snapshotting).

ERP Implementation Comparison

DimensiOdoo EnterpriseERPNextMicrosoft Dynamics 365 SCM
Model Entitas MasterPemisahan antara Product Template (konsep umum) dan Product Variant (kombinasi atribut SKU spesifik).Entitas tunggal Item yang mendukung varian produk (Item Variant Settings berbasis Attributes).Pemisahan antara Product (definisi global di shared master) dan Released Product (entitas legal yang siap ditransaksikan per company).
Item Category & AccountingAkun persediaan, COGS, dan valuasi diatur pada entitas Product Category dan diwariskan ke item.Akun akuntansi dan default warehouse diatur pada Item Group atau dioverride di level individual Item.Menggunakan Item Model Group (mengatur metode costing & inventory policy) dan Item Group (mengatur integrasi GL).
Konfigurasi PelacakanPilihan Tracking pada formulir produk: By Unique Serial Number, By Lots, atau No Tracking.Checklist pada formulir Item: Has Serial No, Has Batch No, Has Expiry Date.Menggunakan dimensi pelacakan formal: Tracking Dimension Group (Serial, Batch) dan Storage Dimension Group (Site, Warehouse, Location).

Untuk perancangan modul Master Data Produk pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

  1. Normalisasi Multi-Entitas yang Efisien: Pisahkan katalog produk menjadi struktur bersih:
    • products: Definisi global (nama, deskripsi, kategori, brand).
    • product_skus: Varian operasional spesifik (SKU code, barcode, berat, volume, tracking policy).
    • product_sku_uom_conversions: Multi-satuan konversi UOM.
    • product_accounting_configs: Pemetaan akun GL per legal entity/company.
  2. Audit Trail Perubahan Master Data: Terapkan histori perubahan (audit versioning) untuk atribut kritis seperti costing_method, tracking_policy, dan tax_category_id. Perubahan pada atribut ini tidak boleh diizinkan secara langsung jika SKU tersebut telah memiliki saldo persediaan (on-hand stock > 0) tanpa melalui prosedur penyesuaian formal.
  3. Validasi Keunikan Global Barcode & SKU: Terapkan unique constraint pada kolom sku_code dan barcode pada tingkat perusahaan untuk mencegah duplikasi pemindaian di lantai gudang.

References

  • GS1 General Specifications. Standard International Barcode, GTIN (Global Trade Item Number), and Product Master Attributes.
  • APICS / ASCM. APICS Dictionary: Item Master, Stock Keeping Unit (SKU), and Material Management Standards.
  • Microsoft Learn. Product Information Management and Released Products Architecture in Dynamics 365 Supply Chain Management.
  • Frappe ERPNext Documentation. Item Master and Item Groups Configuration.
  • Odoo 17 Documentation. Product Master: Product Templates vs Variants, Categories, and Logistics Policies.

Graph View

Backlinks