ERP Notes

Subcontracting and External Processing

6 min read

Subcontracting and External Processing

Definition

Subcontracting and External Processing (dikenal juga sebagai Toll Manufacturing atau Maklon) adalah arsitektur rantai pasok dalam ERP di mana organisasi menyerahkan sebagian atau seluruh tahapan manufaktur kepada vendor eksternal (Subcontractor). Dalam model ini, organisasi pembeli biasanya menyediakan dan mengirimkan bahan baku atau komponen setengah jadi kepada pemasok, dan pemasok menyediakan jasa pengolahan (processing service) untuk kemudian mengembalikan barang jadi atau sub-perakitan yang telah diproses.

Subcontracting merupakan titik temu unik antara tiga pilar ERP utama:

  • Modul Purchasing (P2P): Mengelola pesanan jasa pemrosesan eksternal melalui Subcontract Purchase Order dan pembayaran biaya jasa (Service Fee).
  • Modul Inventory (Phase 6): Melacak saldo persediaan milik perusahaan yang berada secara fisik di lokasi gudang vendor (Vendor-Held Stock / Subcontractor Location).
  • Modul Manufacturing (Phase 7): Mengelola struktur resep bahan baku yang dikonsumsi oleh vendor untuk menghasilkan barang jadi.

Alur Bisnis Subcontracting Terpadu (End-to-End Flow)

Proses maklon manufaktur diatur melalui tahapan siklus terstruktur:

flowchart TD
    MO["(1) Kebutuhan Produksi Subcontracting<br/>(Diterbitkan Subcontract PO / MO)"]
    --> Send["(2) Pengiriman Komponen ke Vendor (Material Transfer Out)<br/>Bahan baku dikirim dari gudang kita ke Gudang Subcontractor.<br/>Status Kepemilikan: Tetap Milik Kita (Asset on Consignment)."]
    
    Send --> Process["(3) Pemrosesan di Pabrik Vendor<br/>Vendor melakukan pencetakan / pelapisan / perakitan."]
    
    Process --> GR["(4) Penerimaan Barang Jadi dari Vendor (Goods Receipt)<br/>Barang hasil proses diterima di gudang utama kita."]
    
    GR --> Backflush["(5) Pemotongan Stok Bahan di Gudang Vendor<br/>ERP otomatis memotong saldo bahan baku di lokasi vendor."]
    
    GR --> CostAdd["(6) Penggabungan Biaya Produk Jadi<br/>Nilai Produk = Nilai Bahan Baku Terpakai + Biaya Jasa Vendor."]
    
    CostAdd --> Bill["(7) Verifikasi Faktur Jasa Vendor (Vendor Bill P2P)<br/>Pelunasan utang jasa maklon via 3-Way Match."]

Aspek Kepemilikan dan Lokasi Persediaan (Ownership vs. Custody)

Prinsip tata kelola persediaan paling penting dalam proses maklon adalah pemisahan antara penguasaan fisik dan kepemilikan hukum:

Important

Legal Ownership of Subcontracted Materials: Ketika bahan baku dikirimkan ke pabrik maklon, barang fisik berada di bawah penguasaan fisik vendor (Physical Custody), namun secara hukum dan akuntansi barang tersebut tetap merupakan Aset Persediaan milik perusahaan kita (Legal Ownership).

Pengiriman bahan baku ke vendor DILARANG dicatat sebagai penjualan atau pembebanan biaya. Pengiriman ini dicatat murni sebagai perpindahan lokasi internal (Stock Transfer to Subcontractor Location). Nilai aset bahan baku tetap berada di neraca keuangan kita.

Dua Model Pengadaan Maklon dalam ERP

Sistem ERP enterprise mengklasifikasikan maklon ke dalam dua model arsitektur:

Model MaklonCara Kerja OperasionalKapan Digunakan?Integrasi Modul ERP
Full Subcontracting (Assembly Outsourcing)Perusahaan memesan seluruh perakitan produk jadi dari vendor. Perusahaan mengirimkan daftar lengkap komponen (BOM) ke vendor, dan menerima produk jadi Level 0.Perusahaan bertindak sebagai perancang (Fabless Designer) yang tidak memiliki lini perakitan sendiri.Purchase Order bertipe Subcontracting yang memiliki tabel lampiran komponen BOM.
External Operation / Processing (Maklon Operasi Kerja)Produk dirakit di pabrik sendiri, namun ada satu tahapan operasi kerja spesifik yang harus dikirim ke luar pabrik (misal: Operasi 10: Pemotongan Sasis di pabrik sendiri Operasi 20: Anodizing & Pengecatan di vendor maklon Operasi 30: Perakitan Akhir di pabrik sendiri).Proses khusus yang membutuhkan mesin berbiaya investasi sangat tinggi (seperti Heat Treatment, pelapisan krom, sterilisasi radiasi gamma).Dokumen Routing memiliki tahapan operasi yang ditandai sebagai External Work Center. Operasi ini otomatis memicu pembuatan Purchase Order jasa saat MO dirilis.

Dampak Akuntansi dan Akumulasi Biaya Maklon

Nilai perolehan persediaan barang yang diterima dari vendor maklon merupakan kombinasi dari nilai bahan baku ditambah biaya jasa:

Skenario Transaksi Kanonikal:

  • Komponen yang Dikirim ke Vendor:
    • 100 unit sasis aluminium mentah dengan biaya perolehan @ Rp400.000 = Rp40.000.000.
  • Biaya Jasa Maklon (Subcontracting Service Fee):
    • Vendor menagihkan jasa pengecatan dan pelapisan powder coating sebesar Rp100.000 per unit (Total = Rp10.000.000 + PPN 11% Rp1.100.000).

Alur Penjurnalan Akuntansi (Perpetual Inventory):

1. Saat Pengiriman Bahan Baku ke Pabrik Vendor (Material Transfer):

Mutasi fisik memindahkan stok dari gudang reguler ke gudang virtual maklon:

  • Stock Ledger: Mutasi keluar dari Gudang Utama Raw Materials, mutasi masuk ke Gudang Subcontractor A.
  • Buku Besar (GL): Perpindahan antar-rekening pembantu aset persediaan (tidak ada dampak laba rugi):
    • (Dr) Persediaan Bahan Baku di Pihak Ketiga (Subcontractor Stock): Rp40.000.000
    • (Cr) Persediaan Bahan Baku di Gudang Sendiri: Rp40.000.000

2. Saat Penerimaan Barang Jadi yang Telah Dicat (Goods Receipt):

ERP menerima 100 unit sasis jadi dan mengeksekusi konsumsi bahan baku di lokasi vendor secara otomatis (backflush):

  • Kalkulasi Biaya Barang Jadi: (@ Rp500.000/unit).
  • Jurnal Finansial Penerimaan Persediaan:
    • (Dr) Persediaan Barang Jadi (Sasis Coated): Rp50.000.000
    • (Cr) Persediaan Bahan Baku di Pihak Ketiga: Rp40.000.000
    • (Cr) Utang Jasa Belum Ditagih (Subcontracting GR/IR Accrual): Rp10.000.000

3. Saat Penerimaan Faktur Tagihan Vendor Maklon (Vendor Bill):

Bagian Accounts Payable memverifikasi tagihan jasa maklon:

  • (Dr) Utang Jasa Belum Ditagih (Subcontracting GR/IR Accrual): Rp10.000.000
  • (Dr) Pajak Masukan (PPN Masukan 11%): Rp1.100.000
  • (Cr) Utang Usaha (Vendor Maklon): Rp11.100.000
  • (Cr/Dr) Pemotongan PPh Pasal 23 Jasa Maklon (sesuai regulasi pajak jika berlaku): (Dr Utang Usaha, Cr Utang PPh 23).

ERP Implementation Comparison

AspekOdoo EnterpriseERPNextMicrosoft Dynamics 365 SCM
Model DokumenTipe BOM khusus: Subcontracting. Purchase Order untuk barang jadi otomatis memicu dokumen transfer komponen (Delivery Order to Subcontractor).Dokumen formal Purchase Order dengan checklist Is Subcontracted. Mengharuskan pemilihan Supplied Items dan dokumen Subcontracting Receipt.Mendukung dua alur formal: Subcontract Purchase Order (untuk full subcontracting) dan External Operation Routing yang terhubung ke service PO.
Pelacakan Saldo di VendorDikelola melalui tipe lokasi khusus: Subcontracting Location (bertindak sebagai lokasi internal milik perusahaan di alamat mitra).Menggunakan gudang khusus tipe perantara: Subcontractor Warehouse yang dipilih pada Purchase Order.Menggunakan dimensi inventaris: Warehouse terdedikasi vendor dengan kontrol persediaan konsinyasi milik sendiri.
Konsumsi Bahan di VendorTerjadi otomatis (Backflush) saat dokumen penerimaan barang jadi (Stock Receipt) dari vendor divalidasi.Terjadi otomatis pada dokumen Subcontracting Receipt berdasarkan kuantitas bahan yang tertera pada tabel Supplied Items.Mendukung fleksibilitas: pemotongan otomatis (automatic flushing) atau pelaporan manual kuantitas bahan riil yang terpakai oleh vendor.

Untuk perancangan modul Subcontracting pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

  1. Skema Database Pesanan Maklon Terintegrasi: 
    CREATE TABLE subcontract_orders (
    id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
    order_number VARCHAR(50) NOT NULL UNIQUE,
    vendor_id UUID NOT NULL REFERENCES partners(id),
    finished_item_id UUID NOT NULL REFERENCES items(id),
    ordered_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL,
    received_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
    service_unit_price NUMERIC(18, 4) NOT NULL,
    vendor_warehouse_id UUID NOT NULL REFERENCES warehouses(id), -- Gudang virtual vendor
    status VARCHAR(30) NOT NULL DEFAULT 'DRAFT',
    created_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT NOW()
);
 
CREATE TABLE subcontract_order_supplied_materials (
    id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
    subcontract_order_id UUID NOT NULL REFERENCES subcontract_orders(id) ON DELETE CASCADE,
    component_item_id UUID NOT NULL REFERENCES items(id),
    required_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL,
    transferred_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
    consumed_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0
);
  2. Otomasi Pemotongan Bahan Bersamaan dengan Penerimaan Jasa: Saat API penerimaan barang jadi (POST /api/v1/subcontract-receipts/post) dipanggil, backend wajib mengeksekusi dua mutasi stok secara atomik dalam satu transaksi:
    1. Menambah kuantitas produk jadi di gudang utama.
    2. Memotong kuantitas bahan baku dari vendor_warehouse_id.
  3. Peringatan Defisit Bahan di Lokasi Vendor: Sistem harus memblokir validasi penerimaan barang jadi jika saldo fisik bahan baku yang telah ditransfer ke vendor_warehouse_id tidak mencukupi untuk memenuhi kuantitas backflush resep BOM.

References

  • ASCM / APICS. APICS Dictionary: Subcontracting, Toll Manufacturing, Outside Processing, and Consignment Stock.
  • IFRS Foundation. IAS 2: Inventories (Cost of Conversion and Outside Processing Costs).
  • Microsoft Learn. Subcontracting Work and Outside Operations in Dynamics 365 Supply Chain Management.
  • Frappe ERPNext Documentation. Subcontracting Workflow and Supplied Items Management.
  • Odoo 17 Documentation. Subcontracting: Managing Outsourced Manufacturing in MRP.

Graph View

Backlinks