ERP Notes

Master Data vs Transaction Data

5 min read

Master Data vs Transaction Data

Definition

Dalam sistem ERP, data dibagi menjadi beberapa strata berdasarkan siklus hidup, frekuensi perubahan, dan perannya dalam proses bisnis. Pemisahan paling fundamental adalah antara Master Data (entitas acuan) dan Transaction Data (catatan peristiwa), didukung oleh Reference Data dan Configuration Data.

  • Master Data: Data inti yang mewakili entitas bisnis utama organisasi yang bersifat relatif statis dan digunakan secara berulang lintas modul dalam jangka panjang.
  • Transaction Data: Catatan peristiwa operasional atau finansial yang terjadi pada titik waktu tertentu (timestamped event), selalu melibatkan satu atau lebih Master Data.
  • Reference Data: Data klasifikasi atau nilai standar yang digunakan oleh Master Data dan Transaksi (misal: Satuan Ukuran / UOM, Mata Uang, Kode Pos, Negara).
  • Configuration Data: Parameter sistem yang menentukan aturan kerja logika bisnis dan algoritma ERP (misal: metode valuasi persediaan, format penomoran dokumen, kebijakan toleransi harga).

Data Taxonomy Comparison

KarakteristikConfiguration DataReference DataMaster DataTransaction Data
Frekuensi PerubahanSangat jarang (saat implementasi/perubahan kebijakan)Jarang (sesuai regulasi/standar)Rendah hingga Sedang (penambahan entitas baru)Sangat tinggi (setiap menit/jam transaksi berjalan)
Sifat DataAturan (Rules)Nilai Acuan (Lookup/Codes)Objek Bisnis (Business Entities)Peristiwa (Business Events)
Volatilitas NilaiSangat RendahSangat RendahSedangSangat Tinggi
Penyimpanan StateParameter sistemTabel referensi statisProfil entitas (bisa aktif/nonaktif)Immutable setelah divalidasi (Posted)
Contoh EntitasDefault Valuation Method (FIFO), Fiscal YearCurrency (IDR, USD), UOM (Pcs, Kg, Box)Customer, Product, Supplier, Warehouse, COASales Order, Goods Receipt, Invoice, Payment

Relasi Antar-Data dalam Transaksi

Setiap transaksi dalam ERP tidak pernah berdiri sendiri. Transaksi adalah pertemuan antara aturan konfigurasi, data referensi, dan beberapa entitas master data untuk merekam suatu peristiwa bisnis.

flowchart TD
    subgraph Config["Configuration & Reference"]
        TaxRule["Tax: PPN 11%"]
        Curr["Currency: IDR"]
        PayTerm["Payment Term: Net 30"]
    end

    subgraph Masters["Master Data"]
        Cust["Customer: PT Maju Bersama"]
        Prod["Product: Laptop Pro 14"]
        Wh["Warehouse: Gudang Jakarta"]
        Acc["COA: Piutang Usaha (112000)"]
    end

    subgraph Transaction["Transaction Data"]
        SO["Sales Order #SO-2026-001<br/>Date: 2026-09-17<br/>Qty: 1 Unit<br/>Price: Rp10.000.000<br/>Tax: Rp1.100.000"]
    end

    Config --> SO
    Masters --> SO

Prinsip Snapshot (Immutability of Historical Transactions)

Salah satu aturan bisnis paling krusial dalam ERP:

Ketika sebuah transaksi divalidasi, data harga, deskripsi, alamat penagihan, dan tarif pajak harus di-snapshot (disalin) ke dokumen transaksi, bukan sekadar merujuk secara dinamis ke Master Data.

Jika master harga produk (Price List) diubah bulan depan dari Rp10.000.000 menjadi Rp12.000.000, dokumen Sales Order dan Invoice yang diterbitkan hari ini tidak boleh berubah nilainya secara retrospektif.

Master Data Categories & Examples

Berikut adalah kelompok Master Data esensial dalam ERP:

1. Customer (Pelanggan)

  • Atribut: ID, Nama, NPWP/Tax ID, Alamat Penagihan, Alamat Pengiriman, Mata Uang Default, Credit Limit, Payment Terms, Kelompok Pelanggan (Customer Group).
  • Modul Terkait: Sales, CRM, Accounts Receivable.

2. Supplier / Vendor (Pemasok)

  • Atribut: ID, Nama, Kontak, Syarat Pembayaran, Rekening Bank, Metode Pembayaran PPh Pasal 23/Withholding Tax.
  • Modul Terkait: Purchasing, Accounts Payable, Quality Control.

3. Product / Item (Barang & Jasa)

  • Atribut: Item Code, Barcode, Kategori Barang, Satuan Dasar (Base UOM), Satuan Pembelian, Satuan Penjualan, Tipe Item (Stockable, Consumable, Service), Akun Persediaan, Akun HPP, Akun Pendapatan.
  • Modul Terkait: Inventory, Sales, Purchasing, Manufacturing, Accounting.

4. Warehouse & Location (Gudang & Lokasi Rak)

  • Atribut: Warehouse Code, Alamat, Tipe Gudang (Physical, Virtual, Transit), Akun Valuasi Persediaan terkait.
  • Modul Terkait: Inventory, Logistics, Manufacturing.

5. Chart of Accounts / COA (Bagan Akun)

  • Atribut: Nomor Akun, Nama Akun, Tipe Akun (Asset, Liability, Equity, Revenue, Expense), Mata Uang, Parent Account.
  • Modul Terkait: Accounting, Finance, dan seluruh modul operasional.

6. Price List & Discounts (Daftar Harga)

  • Atribut: Kode Daftar Harga, Mata Uang, Tanggal Berlaku, Skema Diskon Kuantitas (Tiered Pricing).
  • Modul Terkait: Sales, Purchasing.

Transaction Data Lifecycle

Transaksi operasional memiliki siklus hidup terstandarisasi:

stateDiagram-v2
    [*] --> Draft : Dibuat pengguna
    Draft --> Draft : Edit data / Tambah item
    Draft --> Confirmed : Diajukan & Divalidasi
    Confirmed --> InProcess : Sebagian dipenuhi (Partially Delivered/Billed)
    InProcess --> Completed : Selesai dipenuhi (Closed)
    Draft --> Cancelled : Dibatalkan sebelum validasi
    Confirmed --> Reversed : Dibatalkan dengan dokumen koreksi
    Completed --> [*]
  1. Draft (Persiapan): Transaksi dapat diedit freely. Belum ada komitmen stok atau mutasi keuangan.
  2. Confirmed / Posted (Resmi): Transaksi disetujui. Dokumen menjadi tidak dapat diubah (read-only/immutable). Jika dokumen melibatkan pergerakan fisik atau nilai, mutasi subledger dan GL dieksekusi.
  3. Completed / Closed (Selesai): Seluruh tindak lanjut operasional dan finansial telah terpenuhi (barang sudah dikirim dan faktur sudah dibayar lunas).
  4. Reversal (Koreksi): Transaksi yang sudah di-post tidak boleh dihapus secara permanen dari database (no hard delete). Koreksi dilakukan dengan menerbitkan transaksi pembalik (contoh: Credit Note untuk membatalkan Invoice, atau Goods Return untuk membalikkan Goods Receipt).

Software Implementation

ERPNext

  • Master data didefinisikan sebagai DocType non-submittable (misal: Customer, Item, Account).
  • Transaction data didefinisikan sebagai DocType submittable dengan kolom docstatus: 0 = Draft, 1 = Submitted, 2 = Cancelled.

Odoo

  • Master data dikelola melalui model ORM biasa (seperti res.partner untuk customer/vendor, product.template / product.product untuk barang).
  • Transaction data dikelola model alur kerja dengan field state (seperti draft, sent, sale, done, cancel pada sale.order).

Microsoft Dynamics 365

  • Menggunakan entitas data terstruktur (Data Entities) dengan pemisahan tabel master (misal: CustTable, InventTable) dan tabel transaksi yang terbagi menjadi tabel header dan baris detail (misal: SalesTable dan SalesLine, PurchTable dan PurchLine).

Dalam implementasi Naventra:

  • Pastikan struktur tabel transaksi selalu memisahkan Header (nomor dokumen, tanggal, pihak terkait) dan Lines / Detail Items (produk, kuantitas, harga satuan, diskon, akun beban).
  • Jangan pernah mengizinkan pengubahan baris transaksi yang telah berstatus Posted.
  • Wajibkan mekanisme snapshot pada saat transaksi dibuat agar perubahan harga atau alamat master data tidak merusak data historis faktur yang sudah dicetak atau dilaporkan ke pajak.

References

  1. SAP Documentation: Master Data and Transaction Data in Enterprise Systems. URL: https://help.sap.com/
  2. Microsoft Learn: Data entities and data packages in Dynamics 365 Finance and Operations. URL: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/fin-ops-core/dev-itpro/data-entities/data-entities
  3. Frappe Documentation: DocType Anatomy and Document Lifecycle. URL: https://frappeframework.com/docs/user/en/basics/doctypes
  4. DAMA International: DAMA-DMBOK: Data Management Body of Knowledge (2nd ed.). Technics Publications (Master Data & Reference Data chapters).

Graph View

Backlinks