Purchase Requisition

Definition

Purchase Requisition (Permintaan Pembelian / PR) adalah dokumen internal resmi yang dibuat oleh seorang karyawan atau unit kerja untuk mengajukan permohonan pengadaan barang atau jasa tertentu kepada departemen pengadaan (Procurement / Purchasing).

Dalam sistem ERP, Purchase Requisition merupakan titik awal penangkapan kebutuhan (demand capture point) yang memastikan bahwa tidak ada pengeluaran perusahaan yang terjadi tanpa adanya usulan kebutuhan yang terdokumentasi, disetujui oleh atasan yang berwenang, dan divalidasi terhadap ketersediaan anggaran.

---

Business Purpose

Penerapan dokumen Purchase Requisition dalam ERP bertujuan untuk:

1. Pengendalian Pembelian Liar (Maverick Buying Prevention): Mencegah unit kerja memesan langsung barang ke pihak luar tanpa melalui proses seleksi harga dan negosiasi resmi oleh tim pengadaan.
2. Pemeriksaan Pagu Anggaran (Pre-Commitment Budget Checking): Memvalidasi apakah departemen pemohon masih memiliki sisa anggaran pengeluaran (budget availability) sebelum pesanan diteruskan ke pemasok.
3. Konsolidasi Permintaan (Demand Bundling / Aggregation): Memungkinkan tim pengadaan menggabungkan permohonan barang serupa dari berbagai cabang atau departemen ke dalam satu pesanan besar guna memperoleh potongan harga volume (economies of scale).
4. Pemberlakuan Matriks Wewenang Otorisasi (Approval Hierarchy): Menegakkan hierarki persetujuan manajemen berdasarkan estimasi nilai nominal pengadaan.

---

Prinsip Kritis: Purchase Requisition $\ne$ Purchase Order

Salah satu kekeliruan pemula dalam sistem ERP adalah menyamakan Purchase Requisition dengan Purchase Order. Keduanya berada pada ranah hukum dan fungsi yang berbeda secara fundamental:

flowchart LR
    PR["Purchase Requisition (PR)<br/>Ranah Internal Perusahaan<br/>• Dokumen usulan internal<br/>• Tidak ada ikatan hukum eksternal<br/>• Belum menentukan harga final<br/>• Beban biaya = Rp0"]
    -->|Approval & Sourcing| PO["Purchase Order (PO)<br/>Ranah Eksternal Komersial<br/>• Kontrak komersial resmi<br/>• Mengikat secara hukum dengan vendor<br/>• Harga, termin & tanggal terkunci<br/>• Komitmen utang masa depan"]

    classDef internal fill:#e3f2fd,stroke:#1976d2,stroke-width:1.5px,color:#0f172a;
    classDef external fill:#fff3e0,stroke:#f57c00,stroke-width:1.5px,color:#0f172a;
    class PR internal;
    class PO external;

Parameter Perbandingan	Purchase Requisition (PR)	Purchase Order (PO)
Sifat Dokumen	Dokumen permohonan internal antar-departemen.	Dokumen kontrak komersial resmi ke pihak ketiga.
Pihak yang Terlibat	Pemohon internal (Requester) $\to$ Tim Pengadaan.	Tim Pengadaan $\to$ Pemasok Luar (Vendor).
Kekuatan Hukum	Non-mengikat secara hukum eksternal.	Mengikat secara hukum (Legally Binding).
Harga Barang	Estimasi harga katalog atau anggaran.	Harga final hasil negosiasi/kesepakatan kontrak.
Dampak Finansial	Tidak ada komitmen utang yang timbul.	Mencatat komitmen pengadaan (encumbrance/commitment).

---

The Purchase Requisition Lifecycle

Dokumen Purchase Requisition di dalam ERP dikendalikan oleh mesin status (state machine):

stateDiagram-v2
    [*] --> Draft: Pemohon Menginput Kebutuhan
    Draft --> UnderApproval: Diajukan untuk Persetujuan
    UnderApproval --> Draft: Ditolak oleh Atasan (Revisi)
    UnderApproval --> Approved: Disetujui Manajer & Anggaran Cukup
    UnderApproval --> Rejected: Ditolak Permanen
    
    Approved --> InSourcing: Diteruskan ke Tim Pengadaan (RFQ)
    InSourcing --> Ordered: Dikonversi Menjadi Purchase Order
    Approved --> Ordered: Konversi Langsung ke PO (Barang Katalog)
    
    Ordered --> Closed: Seluruh Kuantitas Telah Dipesan
    Rejected --> [*]
    Closed --> [*]

Penjelasan Status Dokumen:

1. Draft: Dokumen sedang disusun oleh pemohon; data dapat diubah atau dihapus secara bebas.
2. Under Approval: Dokumen masuk ke dalam antrean persetujuan atasan atau pimpinan unit kerja.
3. Approved: Dokumen telah disetujui penuh dan divalidasi anggarannya. PR masuk ke antrean kerja (Purchasing Worklist) tim pengadaan.
4. In Sourcing: Tim pengadaan sedang mencarikan pemasok dan meminta penawaran harga melalui dokumen Request for Quotation (RFQ).
5. Partially Ordered: Sebagian kuantitas pada baris PR telah diterbitkan Purchase Order-nya, sementara sisanya masih dalam proses.
6. Ordered / Closed: Seluruh kuantitas barang yang diminta telah berhasil diterbitkan dokumen Purchase Order resminya. Dokumen PR ditutup secara otomatis.

---

Data Structure: Header and Line Items

Dokumen Purchase Requisition diorganisasikan dalam struktur dua tingkat:

1. Requisition Header

• PR Number & Date: Nomor seri identifikasi dokumen dan tanggal pengajuan.
• Requester & Department: Identitas karyawan pemohon dan departemen kerja asal (misal: “Budi Santoso - Departemen Perakitan”).
• Cost Center / Project ID: Pusat biaya atau kode proyek yang akan menanggung beban biaya pembelian tersebut (lihat Organizational Structure).
• Business Justification: Penjelasan alasan urgensi kebutuhan operasional (misal: “Pengadaan komponen laptop untuk memenuhi pesanan pelanggan batch September”).

2. Requisition Lines

• Item Code & Description: Komoditas yang diminta (merujuk ke master item atau deskripsi bebas untuk pengadaan jasa kustom).
• Requested Quantity & UOM: Kuantitas yang dibutuhkan dan satuan ukuran pemohon.
• Estimated Unit Price: Estimasi harga satuan untuk keperluan validasi pagu anggaran.
• Required Date: Tanggal kapan barang atau jasa tersebut mutlak harus sudah tiba di lokasi kerja.
• Target Warehouse / Delivery Location: Lokasi gudang atau ruangan kantor penerima barang.

---

Mekanisme Persetujuan & Pengecekan Anggaran (Approval & Budget Check)

Sistem ERP menerapkan dua lapis pengamanan otomatis saat dokumen diajukan:

1. Matriks Otorisasi Berjenjang (Approval Hierarchy): Tingkat persetujuan ditentukan oleh estimasi total nominal nilai PR:
   • Nilai $\le$ Rp10.000.000: Persetujuan cukup oleh Supervisor Unit.
   • Nilai Rp10.000.001 – Rp100.000.000: Mewajibkan persetujuan Manajer Departemen.
   • Nilai $>$ Rp100.000.000: Mewajibkan persetujuan Direktur Operasional / Keuangan.
2. Pemeriksaan Pagu Anggaran Real-Time (Budget Availability Check): Sistem mengevaluasi akun biaya dan pusat biaya (Cost Center) yang dituju: $\mathbf{Sisa}\mathbf{Anggaran}=\mathbf{Pagu}\mathbf{Anggaran}\mathbf{Tahunan}-(\mathbf{Biaya}\mathbf{Aktual}\mathbf{Terpakai}+\mathbf{Komitmen}\mathbf{Terbuka})$ Jika estimasi nilai PR melebihi sisa anggaran yang tersedia, sistem memblokir pengajuan (Budget Exceeded Warning/Block) hingga dilakukan revisi alokasi anggaran (budget reallocation).

---

Dampak Akuntansi dan Persediaan (Accounting & Inventory Impact)

Nol Dampak Finansial & Gudang

Purchase Requisition TIDAK MEMILIKI dampak akuntansi dan TIDAK MEMILIKI dampak mutasi persediaan fisik.

• Accounting Impact: Nihil. Tidak ada jurnal debit atau kredit yang diposting ke General Ledger maupun Subledger Utang. Pada beberapa modul anggaran sektor publik, PR dapat mencatat komitmen pra-anggaran (pre-encumbrance), namun tidak memengaruhi neraca akuntansi komersial.
• Inventory Impact: Nihil. Stok fisik gudang tidak bertambah atau berkurang. PR hanya dicatat sebagai indikator permintaan (planned demand) dalam sistem perencanaan persediaan.

---

Skenario Acuan Transaksi (Baseline Example)

Melanjutkan skenario acuan pengadaan bahan untuk pesanan laptop PT Maju Bersama:

• Nomor Permintaan: PR-2026-09-0041
• Pemohon: Departemen Perakitan (Assembly Division)
• Tanggal Kebutuhan: 15 September 2026
• Komoditas: 10 Unit Komponen Laptop Pro
• Estimasi Harga Satuan: Rp700.000 / unit
• Estimasi Total Nilai Pengadaan: Rp7.000.000
• Pusat Biaya (Cost Center): CC-PROD-01 (Produksi Elektronik)

Setelah PR ini disetujui oleh Manajer Produksi, dokumen diteruskan ke meja staf pengadaan (Buyer) untuk dicarikan penawaran harga terbaik dari pemasok melalui alur Request for Quotation (RFQ).

---

Related Concepts

• Procure to Pay Process — Posisi PR dalam siklus pengadaan hulu.
• Purchasing Fundamentals in ERP — Perbedaan mendasar PR dan PO.
• Request for Quotation — Tahap lanjutan pencarian penawaran harga pemasok.
• Purchase Order — Dokumen konversi hasil persetujuan pengadaan.

---

References

1. Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS): Developing Purchase Requisitions and Specifications. URL: https://www.cips.org/
2. Microsoft Learn: Purchase requisitions overview and workflow in Dynamics 365 Supply Chain Management. URL: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/supply-chain/procurement/purchase-requisitions-overview
3. Frappe / ERPNext Documentation: Material Request (Purchase Requisition) and Auto-Creation via Reorder Levels. URL: https://docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/stock/material-request
4. SAP Help Portal: Purchase Requisition Processing and Budget Availability Control.