ERP Notes

Procure to Pay (P2P)

7 min read

Procure to Pay (P2P)

Definition

Procure to Pay (P2P) adalah siklus proses bisnis hulu-ke-hilir yang mengatur seluruh pengadaan barang dan jasa dalam organisasi: dimulai dari identifikasi kebutuhan pengadaan (purchase requisition), pencarian dan evaluasi pemasok (sourcing & RFQ), penerbitan pesanan pembelian (purchase order), penerimaan fisik dan inspeksi kualitas (goods receipt), pencocokan tagihan (3-way matching), hingga pelunasan utang dan pengeluaran kas (disbursement).

Siklus P2P mengintegrasikan departemen pengguna (requester), tim pengadaan (purchasing), tim pergudangan (inventory), serta departemen akuntansi dan keuangan (Accounts Payable & Treasury). Proses ini sangat bergantung pada konsep Cross-Module Integration dan verifikasi akun kliring IR Clearing Account.

High-Level Process Flow

flowchart TD
    PR["(1) Purchase Requisition<br/>(Permintaan Pengadaan)"]
    --> RFQ["(2) RFQ & Sourcing<br/>(Penawaran Pemasok)"]
    --> PO["(3) Purchase Order<br/>(Pesanan Pembelian)"]
    --> GR["(4) Goods Receipt<br/>(Penerimaan Barang Fisik)"]
    --> VM{"(5) 3-Way Matching<br/>(PO vs GR vs Bill)"}
    VM -->|Match Valid| VB["(6) Vendor Bill<br/>(Tagihan Pemasok / AP)"]
    VM -->|Mismatch / Blocked| HLD["Dispute / Tolerance Hold"]
    HLD -->|Resolved| VB
    VB --> PAY["(7) Payment Disbursement<br/>(Pembayaran Bank)"]
    PAY --> REC["(8) Bank Reconciliation<br/>(Rekonsiliasi Bank)"]

Detailed Step-by-Step Breakdown

Step 1: Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)

  • Trigger:
    • Kebutuhan internal departemen pengguna (internal request).
    • Saldo stok mencapai titik pemesanan ulang (Reorder Point / Min-Max) pada modul Inventory.
    • Hasil perhitungan kebutuhan bahan baku oleh Material Requirements Planning (MRP) pada modul Manufaktur.
  • Business Event: Permohonan formal dari unit kerja untuk mengadakan barang/jasa tertentu.
  • Business Document: Purchase Requisition (PR).
  • Validation:
    • Pemeriksaan pagu anggaran departemen (budget availability check).
    • Matriks otorisasi persetujuan manajerial (approval hierarchy berdasarkan nilai pengadaan).
  • Transaction (System): Status PR berubah dari Draft menjadi Approved.
  • Operational Impact: PR yang disetujui masuk ke antrean kerja tim Procurement untuk dicarikan pemasok.
  • Accounting Impact: Tidak Ada. Tahap ini adalah usulan operasional internal, belum ada perikatan hukum dengan pihak eksternal.
  • Next Process: Evaluasi pemasok dan permintaan penawaran harga (RFQ).

Step 2: Request for Quotation & Sourcing (Permintaan Penawaran Pemasok)

  • Trigger: PR yang telah disetujui memerlukan pemilihan pemasok dan negosiasi harga.
  • Business Event: Tim pengadaan mengirimkan spesifikasi kebutuhan ke beberapa calon pemasok dan menerima penawaran tandingan.
  • Business Document: Request for Quotation (RFQ) dan Supplier Quotation.
  • Validation:
    • Perbandingan harga satuan, syarat pembayaran (payment terms), waktu tunggu pengiriman (lead time), dan rekam jejak kualitas pemasok.
  • Transaction (System): Data penawaran dicatat; penawar terbaik dipilih (Vendor Selection).
  • Operational Impact: Menetapkan pemasok terpilih untuk pemenuhan pesanan.
  • Accounting Impact: Tidak Ada. Masih berada pada tahap negosiasi awal.
  • Next Process: Penerbitan Pesanan Pembelian resmi (Purchase Order).

Step 3: Purchase Order Confirmation (Pesanan Pembelian)

  • Trigger: Penetapan pemasok pemenang pengadaan.
  • Business Event: Penerbitan kontrak pemesanan resmi yang mengikat secara hukum kepada pemasok terpilih.
  • Business Document: Purchase Order (PO).
  • Validation:
    • Verifikasi status keaktifan vendor (vendor compliance & tax registration).
    • Validasi batas kredit pembelian dan tanggal kesanggupan kirim (Promised Date).
  • Transaction (System): Dokumen PO disetujui (Approved) dan dikirimkan ke pemasok (Issued/Sent).
  • Operational Impact: Terbentuk komitmen pengadaan barang masuk (Inbound Expected Stock), yang dapat diperhitungkan dalam perencanaan persediaan (ATP).
  • Accounting Impact:
    • Standar Transaksi Kredit: Tidak Ada Jurnal Akuntansi. Perusahaan belum menerima barang/jasa dan belum timbul kewajiban utang legal.
    • Variasi Kebijakan (Uang Muka Pembelian / Vendor Advance): Jika pemasok mewajibkan uang muka sebelum memproduksi/mengirim barang:
      • Debit: Uang Muka Pembelian (Vendor Advance / Prepaid Expense - Asset)
      • Kredit: Kas/Bank

Step 4: Goods Receipt & Quality Inspection (Penerimaan Barang Fisik)

  • Trigger: Truk pemasok tiba di gudang perusahaan membawa barang fisik dan surat jalan pemasok (Vendor Delivery Order).
  • Business Event: Staf gudang membongkar muatan, menghitung kuantitas fisik, dan bagian Quality Control (QC) melakukan inspeksi kesesuaian spesifikasi.
  • Business Document: Goods Receipt (GR) / Purchase Receipt / Material Inspection Report.
  • Validation:
    • Pencocokan nomor PO rujukan.
    • Pemeriksaan toleransi kuantitas (under/over-delivery tolerance).
    • Pemeriksaan barang rusak (rejected items) yang harus ditolak langsung di pintu gudang.
    • Pencatatan nomor lot, tanggal kedaluwarsa (expiry date), atau nomor seri barang.
  • Transaction (System): Dokumen penerimaan barang divalidasi (Posted / Submitted).
  • Operational Impact:
    • Saldo fisik (Quantity on Hand) bertambah di gudang tujuan.
    • Sisa kuantitas terbuka (Open PO Quantity) pada Purchase Order berkurang.
  • Accounting Impact: Ya (Perpetual Inventory). Mengakui penambahan aset persediaan di neraca dan timbulnya kewajiban utang akrual atas barang yang telah diterima namun belum difakturkan (Unbilled Liability), mengacu pada IAS 2.
AkunKategori AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)
Persediaan Barang DagangAsset7.000.000-
Utang Belum Difakturkan (GR/IR Clearing)Liability-7.000.000

Landed Cost Capitalization

Jika terdapat biaya angkut (freight), asuransi, atau bea masuk impor yang dibayarkan ke pihak ekspedisi ketiga, biaya tersebut dikapitalisasi ke nilai perolehan persediaan melalui mekanisme Landed Cost Voucher, sehingga nilai tercatat barang meningkat sebelum dijual.

  • Next Process: Verifikasi tagihan pemasok (Vendor Bill Processing).

Step 5: Vendor Bill & 3-Way Matching (Faktur Pemasok & Pencocokan 3 Dokumen)

  • Trigger: Departemen Akuntansi menerima dokumen faktur asli (invoice) dan Faktur Pajak Masukan dari pemasok.
  • Business Event: Pengakuan kewajiban utang resmi perusahaan yang memiliki kekuatan hukum penagihan.
  • Business Document: Vendor Bill / Purchase Invoice.
  • Validation (The 3-Way Match): Sistem ERP melakukan validasi otomatis antara tiga dokumen:
1. Purchase Order  : Harga satuan disepakati = Rp700.000 / unit
2. Goods Receipt   : Kuantitas fisik diterima = 10 unit
3. Vendor Bill     : Tagihan diajukan = 10 unit @ Rp700.000 = Rp7.000.000 + PPN 11%

Jika terdapat selisih (variance) di luar toleransi (misal: harga di faktur Rp750.000/unit), sistem memasang status Invoice Blocked for Payment hingga ada persetujuan manajerial atau revisi dari pemasok.

  • Transaction (System): Tagihan disetujui dan berstatus Posted / Open.
  • Operational Impact: Saldo utang tercatat di AP Subledger dengan tanggal jatuh tempo sesuai syarat pembayaran (misal: Net 30 hari).
  • Accounting Impact: Ya. Menutup akun kliring penampung GR/IR dan mencatat utang usaha resmi beserta pajak masukan yang dapat dikreditkan.
AkunKategori AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)
Utang Belum Difakturkan (GR/IR Clearing)Liability7.000.000-
PPN Masukan (VAT Input)Asset / Tax Receiv.770.000-
Utang Usaha (Accounts Payable)Liability-7.770.000
  • Next Process: Penjadwalan pembayaran utang (Payment Proposal & Disbursement).

Step 6: Vendor Payment Disbursement (Pembayaran Pemasok)

  • Trigger: Tagihan pemasok telah memasuki jatuh tempo pembayaran (Due Date), atau memanfaatkan diskon pelunasan dini (Early Payment Discount, misal: 2/10, Net 30).
  • Business Event: Departemen keuangan mentransfer dana dari rekening bank perusahaan ke rekening pemasok.
  • Business Document: Payment Order / Bank Disbursement Voucher.
  • Validation:
    • Otorisasi tandatangan perbankan (Maker-Checker approval).
    • Kecukupan saldo pada rekening bank operasional.
    • Validasi pemotongan pajak PPh Pasal 23 jika pengadaan berupa jasa.
  • Transaction (System): Pembayaran divalidasi dan dihubungkan (allocated/matched) ke nomor faktur vendor terkait.
  • Operational Impact: Tagihan vendor berstatus Paid. Rekam jejak kepatuhan pembayaran perusahaan (vendor rating) terjaga.
  • Accounting Impact: Ya. Saldo utang usaha lunas dan kas bank berkurang.
AkunKategori AkunDebit (Rp)Kredit (Rp)
Utang Usaha (Accounts Payable)Liability7.770.000-
Bank OperasionalAsset-7.770.000
  • Next Process: Rekonsiliasi mutasi rekening koran bank (Bank Reconciliation).

Step 7: Purchase Return & Debit Memo (Alur Pengecualian / Retur Pembelian)

  • Trigger: Ditemukan barang cacat saat hendak digunakan, atau pengembalian klaim garansi ke pemasok.
  • Business Event: Pengiriman barang kembali ke pemasok dan penerbitan nota pengurangan utang.
  • Business Document: Purchase Return & Debit Note / Debit Memo.
  • Accounting Impact:
    1. Pengembalian Barang Fisik (Belum Difakturkan):
      • Debit: Utang Belum Difakturkan (GR/IR Clearing)
      • Kredit: Persediaan Barang Dagang
    2. Pengurangan Utang yang Sudah Difakturkan (Debit Note):
      • Debit: Utang Usaha (AP)
      • Kredit: Persediaan Barang Dagang (atau Biaya)
      • Kredit: PPN Masukan (Koreksi Faktur Pajak Masukan)

Ringkasan Transaksi Finansial P2P

Skenario standar pengadaan 10 unit barang dagang @ Rp700.000 (PPN Masukan 11%):

Tahapan P2PDokumenKuantitas FisikNilai TransaksiJurnal DebitJurnal Kredit
1. PermintaanPurchase Req.-Rp7.000.000Tidak ada jurnalTidak ada jurnal
2. PesananPurchase Order-Rp7.000.000Tidak ada jurnalTidak ada jurnal
3. PenerimaanGoods Receipt+10 unitRp7.000.000Persediaan: Rp7.000.000GR/IR Clearing: Rp7.000.000
4. TagihanVendor Bill-Rp7.770.000GR/IR Clearing: Rp7.000.000
PPN Masukan: Rp770.000		Utang Usaha (AP): Rp7.770.000
5. PelunasanPayment Entry-Rp7.770.000Utang Usaha (AP): Rp7.770.000Bank: Rp7.770.000

Variasi Kebijakan & Model Pengadaan

  1. Direct Material vs Indirect / Consumable Procurement:
    • Direct Materials: Masuk ke akun aset persediaan di gudang untuk dijual atau diolah di pabrik.
    • Indirect / Expense Items (misal: alat tulis kantor, jasa pembersihan): Langsung dibebankan ke akun biaya (Operating Expense) pada saat barang/jasa diterima, tanpa melalui kartu stok persediaan.
  2. Blanket Purchase Order / Kontrak Jangka Panjang:
    • Perusahaan mengikat perjanjian harga dan kuantitas tahunan dengan pemasok, lalu menerbitkan surat perintah pengiriman berkala (Release Orders) sesuai kebutuhan bulanan.
  3. Penyimpangan Harga Pembelian (Purchase Price Variance / PPV):
    • Terjadi jika harga pada PO adalah Rp700.000, namun faktur vendor yang disetujui adalah Rp720.000. Selisih Rp20.000 dibukukan ke akun varians harga (PPV Expense) jika metode valuasi menggunakan Biaya Standar (Standard Costing).

References

  1. IFRS Foundation: IAS 2 Inventories - Acquisition Costs and Capitalization. URL: https://www.ifrs.org/issued-standards/list-of-standards/ias-2-inventories/
  2. Microsoft Learn: Procure-to-pay business process in Dynamics 365 Supply Chain Management. URL: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/guidance/business-processes/procure-to-pay-overview
  3. Frappe / ERPNext Documentation: Procurement and Buying Workflows. URL: https://docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/buying
  4. Odoo Documentation: Purchase to Vendor Bill and 3-Way Matching. URL: https://www.odoo.com/documentation/17.0/applications/inventory_and_mrp/purchase.html

Graph View

Backlinks