ERP Notes

Inventory Picking, Packing, and Delivery

7 min read

Inventory Picking, Packing, and Delivery

Definition

Inventory Picking, Packing, and Delivery adalah serangkaian proses operasional logistik keluar (outbound logistics) di fasilitas pergudangan untuk memenuhi permintaan pengiriman barang—mulai dari pengambilan barang dari rak penyimpanan (picking), pengemasan dan pelabelan paket (packing), penempatan di dermaga pengiriman (staging), hingga penyerahan fisik barang ke armada transportasi (goods issue / shipping) dan penerimaan konfirmasi bukti serah terima (Proof of Delivery / POD).

Jika pada Phase 4 Delivery and Shipping fokus dititikberatkan pada alur komersial pesanan penjualan (Sales Order) dan pengakuan beban pokok penjualan (COGS), maka dalam domain Pergudangan dan Persediaan (Phase 6), fokus berpusat pada efisiensi rute pengambilan fisik, strategi pengambilan massal (picking strategies), manajemen ruang kemas, serta pemisahan tegas antara eksekusi pergudangan dengan penagihan finansial.

Alur Logistik Outbound (Outbound Step-by-Step Flow)

Proses pemenuhan pesanan di pergudangan modern dibagi menjadi tahapan terstruktur:

flowchart TD
    Demand["(1) Kebutuhan Pengiriman Disetujui<br/>Sales Order / Transfer Order Terkonfirmasi"]
    --> PickWave["(2) Wave / Batch Planning & Otorisasi<br/>ERP mengelompokkan pesanan & membangkitkan Pick List"]
    
    PickWave --> Picking["(3) Picking Execution (Lantai Gudang)<br/>Operator mengambil barang dari koordinat bin rak"]
    
    Picking --> Packing["(4) Packing & Consolidation<br/>Pemeriksaan ulang, pengemasan ke kardus/palet, cetak Shipping Label"]
    
    Packing --> Staging["(5) Outbound Staging (Dermaga Kirim)<br/>Paket diletakkan di dermaga berdasarkan rute kurir/truk"]
    
    Staging --> GoodsIssue["(6) Goods Issue / Loading<br/>Pemuatan ke armada truk; stok berkurang dari gudang"]
    
    GoodsIssue --> POD["(7) Proof of Delivery (POD)<br/>Tanda terima fisik/digital dari penerima akhir"]

Strategi Pengambilan Barang di Gudang (Picking Strategies)

Memilih barang satu per satu untuk setiap pesanan penjualan (Discrete Order Picking) sangat tidak efisien untuk operasi pergudangan volume tinggi. Sistem WMS dan ERP modern menyediakan berbagai strategi picking lanjutan:

Strategi PickingCara Kerja OperasionalKapan Digunakan?Manfaat Utama
Discrete Order PickingSatu operator mengambil seluruh item untuk satu pesanan penjualan dari awal hingga akhir.Gudang berskala kecil, volume pesanan harian rendah, atau barang berukuran sangat besar (heavy machinery).Sederhana, minim risiko tercampurnya barang antar-pesanan.
Batch PickingOperator mengambil barang yang sama sekaligus untuk beberapa pesanan yang berbeda dalam satu kali putaran jalan (single tour), lalu memilahnya di meja kemas (sortation).Industri e-commerce retail dengan banyak pesanan yang memesan barang serupa dalam kuantitas kecil.Mengurangi waktu tempuh jalan kaki (travel time) operator hingga 50%.
Zone Picking (Pick-and-Pass)Gudang dibagi menjadi zona-zona fisik. Setiap operator bertanggung jawab atas satu zona tertentu dan hanya mengambil barang yang berada di zonanya.Gudang berukuran sangat besar dengan ribuan SKU dan subdivisi khusus (misal: zona dingin, zona kimia, zona barang bernilai tinggi).Operator sangat menguasai zonanya; mencegah kemacetan lorong (traffic congestion).
Wave PickingPesanan dikelompokkan ke dalam gelombang (waves) berdasarkan kriteria operasional spesifik (misal: waktu jemput truk kurir, rute geografis pengiriman, atau prioritas SLA pelanggan).Fasilitas distribusi terpadu dengan jadwal keberangkatan armada transportasi yang terjadwal ketat.Mensinkronkan aktivitas picking di gudang dengan jadwal kedatangan truk logistik.

Logika Pemilihan Stok: FIFO vs. FEFO

Saat sistem membangkitkan instruksi pengambilan (Pick Directive), algoritma ERP menentukan rak dan lot mana yang harus diambil terlebih dahulu:

flowchart LR
        FIFO["FIFO (First-In, First-Out)<br/>Ambil barang dari batch yang tiba paling awal di gudang.<br/>Cocok untuk barang industri umum dan elektronik."]
        FEFO["FEFO (First-Expired, First-Out)<br/>Ambil barang dari batch dengan tanggal kedaluwarsa terdekat,<br/>meskipun barang tersebut baru tiba belakangan.<br/>Wajib untuk farmasi, makanan, dan kimia."]

Important

Penting: Logika Fisik (Picking Path) vs. Rumus Biaya (Costing Flow)

  • Mengambil barang berdasarkan FEFO/FIFO fisik di lantai gudang adalah keputusan operasional logistik agar barang lama tidak kedaluwarsa atau berdebu di rak.
  • Menghitung biaya persediaan menggunakan Moving Average atau FIFO akuntansi adalah keputusan kebijakan finansial.

Sistem dapat menjalankan picking fisik berbasis FEFO di lantai gudang, sementara pembukuan akuntansi menggunakan metode Moving Average Cost. Keduanya saling melengkapi dan tidak boleh dicampuradukkan.

Packing, Staging, dan Verifikasi Akhir

Setelah barang diambil dari rak:

  1. Packing & Barcode Verification: Petugas meja kemas memindai kembali setiap barcode barang (double-check) guna memastikan tidak ada salah ambil produk (picking error) sebelum dimasukkan ke dalam kardus karton (outer box) atau palet kayu.
  2. Weight Check & Manifesting: Kardus ditimbang pada timbangan digital. Jika berat riil menyimpang dari berat teoritis sistem (berdasarkan data Net/Gross Weight pada Item Master), sistem membunyikan alarm peringatan potensi barang kurang atau lebih.
  3. Pemberian Label Ekspedisi (Shipping Label & ASN): Sistem mencetak label pengiriman berstandar GS1 (Serial Shipping Container Code / SSCC) yang memuat nomor pelacakan kurir pihak ketiga (Tracking Number).
  4. Staging: Paket diletakkan di dermaga pengiriman (Shipping Bay) pada lajur yang telah dialokasikan untuk truk ekspedisi yang bersangkutan.

Pemisahan: Warehouse Operation vs. Delivery Confirmation vs. Financial Invoice

Sistem ERP enterprise membedakan secara tegas tiga peristiwa yang kerap kali salah dipahami sebagai peristiwa tunggal:

flowchart TD
    E1["(1) Warehouse Operation (Picking & Packing)<br/>Status Stok: Dialokasikan (Allocated / Picked)<br/>Dampak Akuntansi: BELUM ADA (Barang masih di dalam gedung)"]
    --> E2["(2) Goods Issue / Delivery Outbound<br/>Status Stok: Berkurang dari On-Hand Gudang<br/>Dampak Akuntansi: Dr COGS, Cr Persediaan (Perpetual)"]
    --> E3["(3) Proof of Delivery (POD) / Customer Acceptance<br/>Status Hukum: Risiko dan manfaat barang beralih ke pembeli"]
    --> E4["(4) Financial Invoice (Vendor Bill / Customer Invoice)<br/>Dampak Akuntansi: Pengakuan Piutang Usaha (AR) & Pendapatan (IFRS 15)"]
  • Mengambil barang dari rak (picking) bukanlah pengiriman ke pelanggan.
  • Menyerahkan barang ke pengemudi kurir (goods issue) bukanlah jaminan pelanggan telah menerima barang (POD required).
  • Mencetak dokumen jalan (Delivery Order) tidak boleh disamakan dengan pencetakan faktur penagihan (Customer Invoice).

ERP Implementation Comparison

DimensiOdoo EnterpriseERPNextMicrosoft Dynamics 365 SCM
Alur Rute PengirimanMendukung Multi-step Outbound Routes: 1-step (Deliver direct), 2-step (Pick Ship), 3-step (Pick Pack Ship).Alur default adalah dokumen tunggal Delivery Note. Untuk alur kompleks digunakan Pick List terpisah sebelum Delivery Note.Sangat komprehensif: Menggunakan konsep Waves, Work Templates, dan Location Directives untuk memandu operator via aplikasi mobile WMS.
Dukungan Wave & Batch PickingMendukung Batch Transfers dan Wave Transfers melalui aktivasi modul Batch, Wave & Cluster Transfers.Memiliki fitur Pick List yang dapat mengonsolidasikan beberapa Sales Order ke dalam satu rute picking.Fitur tingkat industri: Wave processing engine, Cluster picking, Voice-guided picking, dan Cross-docking.
Aturan Alokasi FEFO/FIFODitentukan pada Removal Strategy di level Product Category atau Location: FIFO, LIFO, atau FEFO (closest removal date).Diatur secara otomatis pada tabel batch saat item memiliki atribut Has Expiry Date (prioritas tanggal kedaluwarsa).Konfigurasi formal pada Item Model Group dan Reservation Hierarchy (mendukung FIFO Date-Controlled).

Untuk perancangan modul Picking dan Outbound Logistics pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

  1. Pemisahan Dokumen Perencanaan vs Eksekusi Fisik:
    • Tabel delivery_orders: Dokumen pengiriman komersial/legal ke pelanggan (merujuk sales_order_id, alamat tujuan, kurir, nomor resi).
    • Tabel picking_lists dan picking_tasks: Dokumen kerja lantai gudang yang memuat daftar koordinat rak (source_location_id), kuantitas yang harus diambil, dan urutan rute jalan operator (optimal walk path).
  2. Pemberlakuan Locking Kuantitas Saat Picking Berjalan: Saat picking_task diterbitkan, sistem memindahkan status kuantitas dari reserved_qty menjadi allocated_qty pada tabel inventory_balances. Hal ini mencegah staf gudang lain mengambil barang fisik yang sama untuk pesanan darurat yang berbeda.
  3. Konfirmasi Pemindaian Barcode Dua Titik (Two-Point Verification): Aplikasi mobile operator wajib mengharuskan dua pemindaian berurutan:
    1. Pindai barcode rak/bin untuk memvalidasi operator berada di koordinat yang benar.
    2. Pindai barcode produk/lot untuk memvalidasi barang yang diambil tidak keliru.
  4. POD Image Attachment & Geo-Tagging: Sediakan kapabilitas penyimpanan bukti foto tanda terima fisik (Proof of Delivery) dan koordinat GPS penerimaan saat barang diserahkan oleh armada internal perusahaan.

References

  • ASCM / APICS. Warehouse Management: Order Fulfillment, Picking Methodologies, and Packing Systems.
  • De Koster, R., et al. Design and Control of Warehouse Order Picking: A State of the Art Review. European Journal of Operational Research.
  • Microsoft Learn. Outbound Logistics and Wave Processing Architecture in Dynamics 365 Supply Chain Management.
  • Frappe ERPNext Documentation. Pick List and Delivery Note Outbound Fulfillment.
  • Odoo 17 Documentation. Outbound Shipments: Multi-step Routes and Batch/Wave Picking.

Graph View

Backlinks