ERP Notes

Delivery and Shipping

5 min read

Delivery and Shipping

Definition

Delivery and Shipping (Pengiriman dan Surat Jalan) dalam sistem ERP adalah proses penyerahan fisik barang dari fasilitas gudang penjual ke pihak logistik/kurir pengangkut (freight carrier) atau langsung ke tangan pembeli, yang disahkan melalui dokumen resmi bernama Surat Jalan (Delivery Note / Delivery Order / Goods Issue Document).

Dalam arsitektur ERP, pengesahan dokumen pengiriman menandai titik perubahan operasional dan finansial yang paling fundamental: pengurangan saldo fisik persediaan di gudang (physical inventory deduction) dan pengakuan Beban Pokok Penjualan (COGS recognition) pada buku besar umum.

Business Purpose

Proses pengiriman dan penerbitan surat jalan dalam ERP berfungsi untuk:

  1. Bukti Hukum Penyerahan Barang (Proof of Delivery / POD): Memberikan dokumen bertandatangan basah atau bukti digital yang membuktikan bahwa kuantitas barang yang dipesan telah diserahterimakan dalam kondisi baik.
  2. Pengurangan Nilai Buku Persediaan (Inventory Derecognition): Menghentikan pencatatan aset persediaan di neraca secara real-time saat kendali fisik barang keluar dari gudang (lihat Inventory Process).
  3. Pemicu Penagihan Faktur (Billing Trigger): Menjadi dasar bagi departemen akuntansi untuk menerbitkan faktur komersial dan faktur pajak kepada pelanggan (Billing on Delivery).
  4. Pelacakan Ekspedisi dan Biaya Angkut (Freight Tracking): Menghubungkan nomor resi kurir luar dengan pesanan penjualan untuk pemantauan posisi pengiriman (shipment tracking).

Sequencing Variations: Delivery vs Invoicing Flow

Tidak semua industri atau perusahaan mengikuti urutan proses yang sama. Sistem ERP modern harus mampu mengonfigurasi beberapa variasi alur pemenuhan dan penagihan:

flowchart TD
    subgraph FlowA["Pola A: Delivery Before Invoice (Standar Distribusi & B2B)"]
        SO1["Sales Order"] --> DO1["(1) Delivery Order (Surat Jalan)"] --> INV1["(2) Customer Invoice"] --> PAY1["(3) Customer Payment"]
    end

    subgraph FlowB["Pola B: Invoice Before Delivery (Ritel / E-Commerce / DP)"]
        SO2["Sales Order"] --> INV2["(1) Customer Invoice"] --> PAY2["(2) Customer Payment"] --> DO2["(3) Delivery Order (Pengiriman)"]
    end

    subgraph FlowC["Pola C: Service Sales (Tanpa Pengiriman Fisik)"]
        SO3["Sales Order"] --> ACT["(1) Berita Acara / Milestone Selesai"] --> INV3["(2) Customer Invoice"] --> PAY3["(3) Customer Payment"]
    end

1. Delivery Before Invoice (Kirim Dulu, Tagih Kemudian)

  • Karakteristik: Standar umum pada industri manufaktur, distribusi grosir (B2B), dan pasokan proyek.
  • Logika Bisnis: Pelanggan menolak ditagih sebelum barang tiba dan diperiksa fisiknya. Faktur diterbitkan setelah bukti tanda terima pengiriman (Proof of Delivery / POD) ditandatangani oleh bagian gudang pembeli.
  • Risiko Pengendalian: Risiko adanya barang yang sudah terkirim namun lupa difakturkan oleh tim penagihan (unbilled deliveries). ERP mengatasi hal ini melalui laporan pemantauan Delivery Notes to be Billed.

2. Invoice Before Delivery (Tagih Dulu, Kirim Kemudian)

  • Karakteristik: Standar umum pada perdagangan ritel, cash and carry, penjualan e-commerce, atau penjualan barang kustom (Make-to-Order).
  • Logika Bisnis: Barang baru boleh dimuat ke truk dan dikirimkan setelah pelanggan melunasi tagihan penuh atau menyerahkan bukti transfer bank yang tervalidasi.
  • Risiko Pengendalian: Pendapatan tidak boleh diakui sembarangan sebelum barang diserahkan jika belum memenuhi syarat perpindahan kendali IFRS 15.

3. Service & Subscription Sales (Penjualan Jasa)

  • Karakteristik: Konsultasi IT, jasa pemeliharaan gedung, atau langganan software.
  • Logika Bisnis: Tidak ada pergerakan barang fisik atau dokumen Surat Jalan pergudangan. Faktur diterbitkan berdasarkan persentase penyelesaian pekerjaan (Project Milestone / Berita Acara) atau jadwal periode berulang (Recurring Billing).

Anatomi Dokumen Surat Jalan (Delivery Order)

Dokumen Delivery Order (DO) di dalam ERP menyimpan atribut:

  • Nomor Unik DO: Nomor seri berurutan (misal: DO-2026-09-0071).
  • Referensi Sales Order: Menghubungkan langsung ke pesanan asal (SO-2026-09-0101).
  • Informasi Pengangkut (Carrier & Shipping Tracking): Nama perusahaan ekspedisi (misal: PT Ekspedisi Cepat), nomor polisi truk, dan nomor resi (Air Waybill / Tracking No).
  • Alamat Penerima (Ship-to Address): Alamat fisik gudang tujuan penurunan barang.
  • Ketentuan Penyerahan (Incoterms):
    • FOB Shipping Point (Origin): Kendali dan risiko berpindah saat barang dinaikkan ke truk di gudang penjual.
    • FOB Destination: Kendali dan risiko baru berpindah saat barang diturunkan dan diterima di gudang pembeli.
  • Rincian Barang & Nomor Seri: Kuantitas yang dikirim, nomor lot/batch produksi, dan nomor seri unik per unit barang untuk keperluan klaim garansi di masa depan.

Dampak Akuntansi: Pengakuan COGS & Pengurangan Persediaan

Dalam sistem persediaan perpetual (Perpetual Inventory System) yang menjadi standar ERP enterprise (lihat Inventory Accounting):

Pengesahan dokumen Delivery Order (Goods Issue) OTOMATIS MEMPOSTING JURNAL PENGELUARAN PERSEDIAAN ke General Ledger.

Skenario Transaksi Acuan:

Pengiriman 10 unit Laptop Pro (harga perolehan / HPP = Rp700.000/unit):

  • Nilai Total Pengeluaran Persediaan: .

Jurnal Akuntansi Pengiriman Barang:

AkunKategoriDebit (Rp)Kredit (Rp)
Beban Pokok Penjualan (Cost of Goods Sold / COGS)Expense (Laba Rugi)7.000.000-
Persediaan Barang Dagang (Inventory Asset)Asset (Neraca)-7.000.000
  • Dampak Buku Besar & Gudang:
    • Nilai aset persediaan di neraca berkurang seketika sebesar Rp7.000.000.
    • Beban pokok penjualan diakui di laporan laba rugi sebesar Rp7.000.000.
    • Kartu stok fisik (Stock Ledger) di gudang berkurang 10 unit secara permanen.

Variasi Akun Antara (Goods in Transit / Interim COGS)

Jika menggunakan syarat FOB Destination dengan waktu perjalanan laut/darat berminggu-minggu, beberapa ERP mengonfigurasi jurnal pengiriman ke akun perantara neraca:

  • Debit: Persediaan Dalam Perjalanan (Goods in Transit)
  • Kredit: Persediaan Gudang Jurnal COGS baru diposting ketika bukti tanda terima (Proof of Delivery) dikonfirmasi tiba di tujuan.

Proof of Delivery (POD) & Shipping Confirmation

Proses pengiriman belum dianggap selesai sempurna (Closed) sebelum adanya konfirmasi tanda terima:

  1. Physical POD: Lembar ketiga surat jalan yang ditandatangani dan distempel oleh petugas penerima di gudang pelanggan dibawa kembali oleh kurir dan diarsipkan ke sistem.
  2. Electronic POD (e-POD): Tanda tangan digital dan foto barang di aplikasi seluler kurir yang langsung meng-update status pengiriman di ERP secara real-time.

References

  1. International Chamber of Commerce (ICC): Incoterms 2020 Rules for the Interpretation of Trade Terms.
  2. IFRS Foundation: IAS 2 Inventories - Recognition as an Expense (COGS). URL: https://www.ifrs.org/issued-standards/list-of-standards/ias-2-inventories/
  3. Microsoft Learn: Outbound logistics, packing slips, and delivery processing in Dynamics 365 Supply Chain Management. URL: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/supply-chain/warehousing/packing-and-shipping
  4. Frappe / ERPNext Documentation: Delivery Note, Packing Slip, and Stock Ledger Transactions. URL: https://docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/stock/delivery-note

Graph View

Backlinks