Inventory Reservation and Allocation

Definition

Inventory Reservation and Allocation adalah mekanisme orkestrasi pemenuhan permintaan (demand fulfillment) dalam sistem ERP yang mengunci ketersediaan persediaan barang untuk pesanan tertentu—sehingga barang tersebut terlindung dari klaim atau penjualan oleh pesanan lain yang masuk belakangan.

Meskipun dalam percakapan sehari-hari istilah Reservation dan Allocation kerap disamakan, sistem ERP enterprise membedakannya secara tegas:

• Reservation (Komitmen Logis / Soft Lock): Mengikat kuantitas barang secara sistemik pada tingkat gudang tanpa menunjuk fisik barang atau koordinat rak (bin) tertentu.
• Allocation (Penetapan Fisik / Hard Lock): Menunjuk secara spesifik unit barang, lot/batch, nomor seri, dan koordinat rak tertentu yang harus diambil oleh staf gudang saat menerbitkan instruksi pengambilan (Pick List).

---

Alur Progresi Komitmen: Demand ke Fisik

Proses penguncian persediaan bergerak dari komitmen abstrak hingga pelepasan fisik:

flowchart TD
    Demand["(1) Business Demand Masuk<br/>(Sales Order / Work Order / Transfer Order disetujui)"]
    --> Check["(2) Cek Ketersediaan Stok Bebas (Available Stock)"]
    
    Check --> Res["(3) Reservation (Soft Lock)<br/>Stok On-Hand: Tetap | Reserved Qty: +N | Available Qty: -N<br/>Belum ada koordinat rak/bin fisik yang dikunci."]
    
    Res --> Alloc["(4) Allocation / Hard Lock (WMS Wave/Release)<br/>Sistem menunjuk Rak B-02-1, Lot #ST-2026-01<br/>Kuantitas berpindah dari Reserved ke Allocated."]
    
    Alloc --> Pick["(5) Picking & Goods Issue<br/>Operator mengambil barang; stok berkurang dari gudang.<br/>Komitmen reservasi selesai (Fulfilled)."]

---

Mekanisme Kuantitas dan Contoh Perhitungan

Untuk memahami bagaimana reservasi dan alokasi memengaruhi ketersediaan persediaan, perhatikan skenario berikut:

Parameter Awal:

• Gudang Utama: Komponen Laptop Pro memiliki saldo fisik $\text{On-Hand}=100\text{ unit}$.
• Belum ada pesanan aktif: $\text{Reserved}=0$, $\text{Allocated}=0$, $\text{Available}=100\text{ unit}$.

---

Kronologi Transaksi:

Langkah 1: Masuk Pesanan A (Order A = 40 Unit)

• Pelanggan A memesan 40 unit Laptop Pro. Pesanan disetujui.
• ERP mengeksekusi Reservasi (Soft Lock) untuk Order A: $\text{On-Hand}=100\text{ unit}$ $\text{Reserved}=40\text{ unit}$ $\text{Available}=100-40=60\text{ unit}$
• Dampak: 40 unit telah diikat haknya oleh Order A. Staf penjualan lain hanya dapat melihat sisa 60 unit yang bebas dijual.

Langkah 2: Masuk Pesanan B (Order B = 50 Unit)

• Pelanggan B memesan 50 unit Laptop Pro.
• Sistem memeriksa: Kebutuhan (50 unit) $\le$ Stok Bebas Tersedia (60 unit). Reservasi disetujui: $\text{On-Hand}=100\text{ unit}$ $\text{Reserved}=40+50=90\text{ unit}$ $\text{Available}=100-90=10\text{ unit}$

Langkah 3: Gelombang Pengambilan Dimulai untuk Order A (Alokasi 40 Unit)

• Manajer gudang merilis gelombang pengiriman (Delivery Wave) untuk Order A.
• ERP mengeksekusi Alokasi (Hard Lock): Sistem menentukan bahwa 40 unit harus diambil dari Lorong 1, Rak A-02, Lot LPT-001. $\text{On-Hand}=100\text{ unit}$ $\text{Reserved (Non-Allocated)}=50\text{ unit (milik Order B)}$ $\text{Allocated (Siap Pick)}=40\text{ unit (milik Order A)}$ $\text{Available (Bebas)}=10\text{ unit}$

Langkah 4: Pengeluaran Barang Order A (Goods Issue)

• Truk logistik tiba dan memuat 40 unit milik Order A. Dokumen Delivery Order diposting. $\text{On-Hand}=100-40=60\text{ unit}$ $\text{Allocated}=0\text{ unit}$ $\text{Reserved}=50\text{ unit (Order B)}$ $\text{Available}=60-50=10\text{ unit}$
• Siklus komitmen untuk Order A selesai secara paripurna.

---

Kebijakan Alokasi (Allocation Policies)

Ketika permintaan melebihi stok yang ada (Scarcity / Shortage), atau ketika banyak pesanan bersaing memperebutkan stok yang terbatas, ERP enterprise menerapkan berbagai aturan alokasi (allocation rules):

Kebijakan Alokasi	Logika Operasional	Contoh Kasus Bisnis
FIFO Demand (First-Ordered, First-Served)	Pesanan yang disetujui lebih awal mendapat prioritas alokasi stok terlebih dahulu.	Toko online retail dan e-commerce konsumen umum.
Customer Tier / Priority Ranking	Pelanggan VIP / Platinum mendapatkan prioritas alokasi di atas pelanggan reguler, meskipun pesanan pelanggan reguler masuk lebih awal.	Distribusi B2B industri farmasi atau perhotelan berantai.
Earliest Promised Date (EDD)	Pesanan dengan tanggal janji pengiriman paling mendesak dialokasikan lebih dahulu.	Manufaktur berbasis proyek dengan penalti keterlambatan kontrak (liquidated damages).
Pro-Rata / Fair Share Allocation	Stok yang tersedia dibagi secara proporsional kepada seluruh pemesan yang ada.	Krisis kelangkaan pasokan global (misal: jatah vaksin atau chip semikonduktor).
Manual Allocation Override	Pengalokasian diputuskan secara diskresioner oleh Manajer Rantai Pasok melalui antarmuka konsol khusus.	Penanganan pesanan darurat militer, bencana alam, atau direksi.

---

Masa Berlaku dan Pelepasan Reservasi (Reservation Expiry & Release)

Mencadangkan stok tanpa batas waktu dapat membahayakan perputaran modal kerja perusahaan:

• Masalah “Hoarding” (Penimbunan Stok oleh Pesanan Gantung): Pelanggan memesan barang dalam jumlah besar namun menunda pembayaran atau menolak konfirmasi pengiriman. Jika stok terkunci selamanya, penjualan kepada calon pembeli lain yang siap membayar tunai akan terlewatkan (lost sales).
• Reservation Expiry Time (TTL / Time-To-Live): ERP enterprise menyediakan konfigurasi masa kedaluwarsa reservasi otomatis (misal: Reservasi berlaku selama 48 jam kerja).
• Otomasi Pelepasan (Auto-Release Engine): Jika hingga batas waktu yang ditentukan pesanan tidak dilunasi atau tidak diterbitkan instruksi pengirimannya, latar belakang sistem (scheduled background worker) secara otomatis membatalkan reservasi: $\text{Reserved Qty}⟶\text{Dilepas kembali ke Available Qty}$ Notifikasi pembatalan reservasi dikirimkan ke bagian penjualan dan pelanggan.

---

ERP Implementation Comparison

Dimensi	Odoo Enterprise	ERPNext	Microsoft Dynamics 365 SCM
Tingkat Reservasi	Dikelola pada dokumen Delivery Order (Stock Picking): tombol Check Availability mengunci kuantitas pada tabel stock.quant.	Dikelola pada level baris Sales Order: field Reserved Qty diperbarui otomatis saat dokumen berstatus Submitted.	Menggunakan hierarki reservasi formal: Reservation Hierarchy (Site $\to$ Warehouse $\to$ Inventory Status $\to$ Location $\to$ Batch/Serial).
Otomasi Alokasi Rak	Menggunakan Removal Strategy (FIFO/FEFO) untuk menentukan bin saat dokumen picking divalidasi.	Menggunakan fitur Auto-Set Batch/Serial saat membuat dokumen Delivery Note.	Algoritma Work Creation: sistem membangkitkan instruksi kerja (Work) dengan lokasi rak dan rute jalan teroptimasi.
Masa Kedaluwarsa Reservasi	Memerlukan modul tambahan atau penjadwalan aksi otomatis (Automated Actions).	Tidak memiliki fitur native auto-expire reservasi default (memerlukan pembatalan manual atau script kustom).	Memiliki fitur tingkat enterprise: Inventory Reservation Engine dengan parameter tanggal jatuh tempo dan kebijakan prioritas.

---

Naventra Consideration

Untuk perancangan modul Reservasi dan Alokasi pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

1. Skema Tabel Reservasi Khusus (Reservation Ledger):

   CREATE TABLE inventory_reservations (
       id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
       demand_document_type VARCHAR(50) NOT NULL, -- 'SALES_ORDER', 'WORK_ORDER', 'TRANSFER_ORDER'
       demand_document_id UUID NOT NULL,
       demand_line_id UUID NOT NULL,
       item_id UUID NOT NULL REFERENCES items(id),
       warehouse_id UUID NOT NULL REFERENCES warehouses(id),
       
       -- Spesifikasi Alokasi (NULL jika Soft Reservation)
       storage_location_id UUID REFERENCES storage_locations(id),
       batch_number VARCHAR(100),
       serial_number VARCHAR(100),
       
       reserved_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL,
       allocated_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
       is_hard_allocated BOOLEAN NOT NULL DEFAULT FALSE,
       
       expires_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE,
       status VARCHAR(30) NOT NULL DEFAULT 'ACTIVE', -- 'ACTIVE', 'FULFILLED', 'RELEASED', 'EXPIRED'
       created_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT NOW()
   );

2. Atomic Check-and-Reserve Function: Terapkan fungsi stored procedure dengan transaksi berkunci untuk menjamin kuantitas tersedia mencukupi sebelum reservasi disetujui:

   -- Menggunakan transactional lock pada tabel balance
   PERFORM on_hand_qty, reserved_qty 
   FROM inventory_balances 
   WHERE item_id = p_item_id AND warehouse_id = p_warehouse_id 
   FOR UPDATE;
    
   IF (v_on_hand - v_reserved) < p_requested_qty THEN
       RAISE EXCEPTION 'Kuantitas persediaan bebas tidak mencukupi untuk melakukan reservasi.';
   END IF;

3. Daemon Worker untuk Auto-Expire: Jalankan background worker berkala (misal: setiap 15 menit) untuk memindai baris reservasi berstatus ACTIVE dengan expires_at < NOW(), lalu ubah statusnya menjadi EXPIRED dan pulihkan saldo available_qty pada tabel ringkasan persediaan.

---

References

• APICS / ASCM. APICS Dictionary: Soft Allocation, Hard Allocation, and Reservation Hierarchy Rules.
• Vollmann, T. E., et al. Manufacturing Planning and Control for Supply Chain Management: Master Scheduling and Order Allocation.
• Microsoft Learn. Inventory Allocation and Reservation Architecture in Dynamics 365 Supply Chain Management.
• Frappe ERPNext Documentation. Sales Order Reserved Quantity and Stock Allocation.
• Odoo 17 Documentation. Stock Reservations and Removal Strategies in Inventory.