ERP Notes

Material Availability and Production Reservation

6 min read

Material Availability and Production Reservation

Definition

Material Availability and Production Reservation adalah mekanisme pengendalian persediaan dalam sistem ERP yang memeriksa kecukupan stok bahan baku dan mengunci komponen yang dibutuhkan oleh Manufacturing Order sebelum proses perakitan fisik di lantai pabrik diizinkan untuk dimulai.

Dalam lingkungan manufaktur modern, merilis pesanan produksi ke lantai pabrik tanpa kepastian ketersediaan material yang lengkap (Material Shortage) akan mengakibatkan penumpukan barang setengah jadi yang mangkrak di lorong pabrik, pemborosan jam kerja operator, dan kekacauan tata letak stasiun kerja.

Hubungan Domain: Integrasi dengan Persediaan Phase 6

Materi ini memperluas konsep kuantitas yang telah dibangun pada Stock Quantity and Availability dan Inventory Reservation and Allocation ke dalam konteks lantai pabrik:

flowchart LR
    subgraph InvDomain["Domain Persediaan Gudang (Phase 6)"]
        OH["On-Hand Stock<br/>(Saldo Fisik di Gudang Bahan)"]
        Avail["Available Stock (ATP)<br/>(Bebas dari Seluruh Komitmen)"]
    end

    subgraph MfgDomain["Domain Manufaktur (Phase 7)"]
        MO_Plan["Manufacturing Order: Planned<br/>Pengecekan Ketersediaan Material"]
        -->|"Lolos Check"| SoftRes["Soft Reservation<br/>(Mengunci Kuantitas Bebas)"]
        -->|"Order Released"| HardAlloc["Hard Allocation & Kitting<br/>(Mengunci Rak & Bin Fisik)"]
        -->|"Lantai Kerja"| Staging["Production Staging<br/>(Pemindahan ke Area Kerja)"]
    end

    Avail -->|"Disedot oleh MO"| SoftRes
    SoftRes -->|"Mengurangi"| Avail
    OH -.->|"Tetap Sama Sampai Issue"| Staging

Perbedaan Krusial: Reservation vs. Physical Consumption

Salah satu kesalahan konsepsi paling umum dalam sistem persediaan manufaktur adalah menyamakan reservasi dengan pemakaian fisik:

Important

Reservation Physical Consumption:

  • Reservation (Penguncian Logis / Komitmen Stok): Terjadi di sistem komputer saat pesanan produksi disetujui (Approved / Released). Tindakan ini tidak mengubah saldo fisik On-Hand dan tidak menghasilkan jurnal akuntansi, melainkan mengurangi saldo stok bebas (Available ATP) agar pesanan produksi lain tidak dapat mengambil komponen yang sama.
  • Physical Consumption / Issue (Konsumsi Nyata): Terjadi ketika operator atau forklift mengambil fisik komponen dari rak gudang dan membawanya ke stasiun kerja. Tindakan ini memotong saldo On-Hand di kartu stok dan menghasilkan jurnal akuntansi: mendebit Barang Dalam Proses (WIP) dan mengkredit Persediaan Bahan Baku (lihat Material Consumption and Backflush).

Logika Pemeriksaan Ketersediaan Bahan (Availability Checking Engine)

Sebelum Manufacturing Order berstatus Released, ERP menjalankan algoritma verifikasi material:

flowchart TD
    CheckReq["Pemicu: Verifikasi Ketersediaan Bahan untuk MO"]
    --> LoopLines["Evaluasi Seluruh Baris Komponen BOM"]
    
    LoopLines --> EvalLine{Kuantitas Bebas (ATP)<br/>$\ge$ Kebutuhan Bahan?}
    
    EvalLine -- "Lengkap (100% Tersedia)" --> CommitRes["Kunci Reservasi Komponen (Status: Available)<br/>MO Diizinkan Berstatus RELEASED"]
    
    EvalLine -- "Kurang / Shortage" --> ShortagePolicy{Kebijakan Shortage Pabrik?}
    
    ShortagePolicy -- "Strict (Full Availability Only)" --> BlockRelease["MO Diblokir / Ditahan (Status: Material Shortage)<br/>Penerbitan Pick List Ditunda"]
    ShortagePolicy -- "Partial Release Allowed" --> PartialRel["Rilis Parsial untuk Operasi Awal Saja<br/>Bahan yang Kurang Ditandai Backorder"]
    ShortagePolicy -- "Material Substitution" --> SubCheck["Cari Komponen Pengganti (Alternative Item)"]

Penanganan Kekurangan Bahan (Material Shortage Handling)

Ketika terjadi kekurangan komponen kritis di gudang penyimpanan, ERP menyediakan protokol mitigasi:

1. Partial Order Release (Pelepasan Sebagian)

  • Kasus: Komponen untuk Operasi 10 (Sasis Laptop) dan Operasi 20 (Motherboard) telah tersedia lengkap di gudang, namun komponen untuk Operasi 50 (Kardus Kemasan) baru tiba 3 hari lagi.
  • Solusi: Sistem mengizinkan pelepasan parsial (Partial Release). Operator diizinkan memulai tahapan perakitan sasis dan motherboard, sementara proses pengepakan ditahan hingga kardus tiba di dermaga penerimaan.

2. Material Substitution (Penggantian Komponen Alternatif)

  • Jika komponen utama mengalami kekosongan stok (stockout), ERP memeriksa tabel Item Substitution:
    • Contoh: Modul RAM 16GB Merek A kosong, sistem menawarkan penggantian otomatis dengan Modul RAM 16GB Merek B yang telah memiliki sertifikasi teknik setara (Form-Fit-Function Equivalent).
    • Sistem memperbarui baris pesanan produksi dan mencatat riwayat substitusi untuk keperluan ketertelusuran garansi mutu.

Metode Pemindahan Material: Kitting vs. Point-of-Use

Bagaimana komponen berpindah dari gudang penyimpanan menuju mesin pabrik diatur melalui dua pendekatan logistik:

KarakteristikKitting (Pre-Assembly Packaging)Point-of-Use (Kanban / Floor Stock)
Mekanisme LogistikSeluruh komponen yang dibutuhkan untuk 1 unit produk dikumpulkan dalam satu keranjang (kit tote/cart) di gudang sebelum dikirim ke perakitan.Komponen curah disimpan dalam jumlah besar di rak yang berada tepat di samping mesin perakitan (point of use).
Waktu PengambilanTerjadwal sebelum pesanan produksi dimulai (Pre-assembly stage).Operator mengambil sendiri saat merakit (Continuous replenishment).
Karakteristik MaterialKomponen bernilai tinggi, sensitif, unik per model (misal: CPU, Motherboard, Layar Display Laptop).Komponen berbiaya murah, standar, ukuran kecil (misal: baut, mur, kabel jumper, stiker label).
Pengendalian SistemPengeluaran bahan dicatat per unit pesanan produksi (Order-specific picking).Diisi ulang menggunakan sistem kartu Kanban dua kotak (Two-Bin Kanban System).

ERP Implementation Comparison

AspekOdoo EnterpriseERPNextMicrosoft Dynamics 365 SCM
Pengecekan KetersediaanTombol Check Availability pada Manufacturing Order; indikator visual warna (Hijau = Tersedia, Merah = Kurang).Kolom status ketersediaan pada baris BOM di Work Order; tombol Create Pick List.Sangat komprehensif: Fitur formal Material Availability Check / Critical on-hand items view dengan simulasi ledakan pasokan.
Pemisahan Kitting & StagingMenggunakan konfigurasi Multi-step Manufacturing Routes (Pick Components Manufacture Store Goods).Menggunakan dokumen Stock Entry bertipe Material Transfer for Manufacture untuk staging ke gudang lantai kerja (WIP Warehouse).Fitur tingkat industri: Warehouse Work Execution for Production (instruksi pengambilan bahan via aplikasi mobile WMS menuju Input Location mesin).
Penanganan SubstitusiMemerlukan pemilihan manual atau penggantian baris komponen pada formulir MO.Fitur Alternate Item yang dapat dipilih langsung pada tabel baris komponen Work Order.Fitur formal Alternative Items and Interchangeability Rules yang otomatis menawarkan substitusi saat terjadi shortage.

Untuk perancangan modul Reservasi Material Manufaktur pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

  1. Skema Database Alokasi Komponen MO: 
    CREATE TABLE mo_material_allocations (
    id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
    manufacturing_order_id UUID NOT NULL REFERENCES manufacturing_orders(id) ON DELETE CASCADE,
    component_item_id UUID NOT NULL REFERENCES items(id),
    required_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL,
    reserved_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
    issued_quantity NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
    source_storage_location_id UUID REFERENCES storage_locations(id),
    allocated_batch_number VARCHAR(100),
    status VARCHAR(30) NOT NULL DEFAULT 'PENDING', -- 'PENDING', 'FULLY_RESERVED', 'PARTIALLY_RESERVED', 'SHORTAGE', 'ISSUED'
    created_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT NOW()
);
  2. Atomic Soft-to-Hard Reservation Transition: Saat status MO berpindah ke RELEASED, backend mengeksekusi fungsi transaksi yang mengubah status mo_material_allocations dari kuantitas abstrak menjadi penunjukan koordinat rak (source_storage_location_id) dan nomor batch (allocated_batch_number) secara spesifik.
  3. Shortage Warning Dashboard API: Sediakan endpoint analitik (GET /api/v1/manufacturing/orders/:id/shortage-analysis) yang mengembalikan daftar rincian komponen yang mengalami defisit, tanggal ekspektasi kedatangan Purchase Order terkait, dan rekomendasi alternatif suku cadang yang tersedia di gudang lain.

References

  • ASCM / APICS. Detailed Scheduling and Planning: Material Availability, Kitting Systems, and Production Allocation Rules.
  • Vollmann, T. E., et al. Manufacturing Planning and Control for Supply Chain Management: Material Staging and Floor Stock Control.
  • Microsoft Learn. Release Production Orders and Warehouse Material Staging in Dynamics 365 Supply Chain Management.
  • Frappe ERPNext Documentation. Material Transfer for Manufacturing and Shortage Tracking.
  • Odoo 17 Documentation. Reserve Materials and Manage Component Availability in Manufacturing.

Graph View

Backlinks