Stock Quantity and Availability

Definition

Stock Quantity and Availability adalah mekanisme kalkulasi kuantitas stok dalam ERP yang mendefinisikan secara presisi berapa banyak barang fisik yang ada di gudang (physical presence), berapa banyak yang telah terikat oleh pesanan (commitments), dan berapa banyak yang benar-benar bebas untuk dijanjikan kepada pesanan baru (available to promise).

Dalam operasional bisnis, pertanyaan sederhana seperti “Berapa stok Laptop Pro yang kita miliki?” tidak pernah memiliki satu jawaban tunggal. Menjawab “Ada 100 unit di gudang” tanpa memperhitungkan pesanan penjualan yang sedang disiapkan atau barang yang rusak akan menyebabkan overselling, keterlambatan pengiriman, dan kekecewaan pelanggan.

---

Taksonomi Status Kuantitas Persediaan

ERP enterprise memecah persediaan ke dalam berbagai kategori kuantitas terstruktur:

flowchart TD
    TotalPhys["Total Physical Stock di Gudang"]
    
    subgraph Usable["Stok Layak Pakai (Good Condition)"]
        Avail["Available Stock<br/>(Bebas Dijanjikan ke Pesanan Baru)"]
        Res["Reserved Stock<br/>(Terikat Komitmen Sales Order / Work Order)"]
        Alloc["Allocated / Picked Stock<br/>(Sedang Diambil di Rak / Dikemas)"]
    end
    
    subgraph Restricted["Stok Terbatas / Tertahan (Non-Usable)"]
        QC["Quarantine / Quality Hold<br/>(Menunggu Hasil Inspeksi Mutu)"]
        Block["Blocked / Damaged Stock<br/>(Barang Cacat / Kedaluwarsa / Sengketa)"]
    end
    
    TotalPhys --> Usable
    TotalPhys --> Restricted
    
    subgraph Inflow["Pasokan Masa Depan (Future Inflow)"]
        OnOrd["On-Order Stock<br/>(PO Terbuka ke Supplier)"]
        InTrans["In-Transit Stock<br/>(Sedang Dikirim Antar-Gudang)"]
    end

Definisi Matriks Kuantitas:

Kategori Kuantitas	Definisi Konseptual	Dampak terhadap Penjualan Baru
On-Hand (Stok Fisik Ada)	Total seluruh unit fisik yang berada di dalam fasilitas gudang pada saat ini, tanpa memedulikan status komitmennya.	Bukan acuan penjualan langsung; masih mengandung stok yang sudah dipesan pihak lain atau rusak.
Reserved (Dicadangkan)	Kuantitas yang telah dikomitkan untuk Sales Order atau Work Order tertentu, namun barang fisiknya masih berada di rak penyimpanan.	Mengurangi stok bebas; tidak boleh dijual ke pelanggan lain.
Allocated / Picked (Dialokasikan)	Kuantitas yang telah diterbitkan dalam daftar pengambilan (Pick List) dan saat ini sedang diambil staf gudang atau berada di area Packing Staging.	Mengurangi stok on-hand yang belum tersentuh; siap diberangkatkan.
Available (Tersedia)	Kuantitas bersih yang bebas dari komitmen apa pun dan siap dialokasikan untuk permintaan baru seketika.	Acuan utama staf penjualan saat mengonfirmasi pesanan baru.
Quarantine / QC Hold	Barang yang berada di gudang namun ditahan sistem untuk verifikasi mutu, pengujian laboratorium, atau sertifikasi keaslian.	Tidak boleh dijual atau diproduksi sampai tim QC membebaskannya (release).
Blocked / Damaged	Barang yang rusak fisik, pecah, terkontaminasi, atau mendekati masa kedaluwarsa (near expiry).	Diisolasi dari pemenuhan pesanan normal; menunggu retur vendor atau pemusnahan.
On-Order (Dalam Pemesanan)	Kuantitas barang yang telah diterbitkan Purchase Order resminya ke pemasok, namun barang fisiknya belum tiba di gudang.	Belum ada di gudang fisik; dapat diperhitungkan dalam proyeksi ketersediaan masa depan.
In-Transit (Dalam Perjalanan)	Barang yang telah keluar dari gudang asal namun belum diverifikasi penerimaannya di gudang tujuan.	Aset perusahaan yang masih dalam perjalanan ekspedisi logistik.

---

Logika Perhitungan: Available vs. On-Hand

Tidak ada satu formula tunggal yang berlaku mutlak sebagai hukum universal bagi seluruh perusahaan. Formula ketersediaan stok sangat bergantung pada kebijakan bisnis (business policy) yang dikonfigurasi di dalam ERP:

Skenario Dasar:

Misalkan kondisi persediaan untuk komponen Laptop Pro di Gudang Utama:

• $\text{On-Hand}=100\text{ unit}$
• $\text{Reserved (Sales Order terkonfirmasi)}=30\text{ unit}$
• $\text{Allocated (Pick list aktif di lantai gudang)}=20\text{ unit}$
• $\text{Quarantine (Menunggu uji QC)}=10\text{ unit}$
• $\text{Blocked (Kerusakan fisik)}=5\text{ unit}$
• $\text{On-Order (PO ke PT Sumber Teknologi)}=40\text{ unit}$

---

Variasi Kebijakan Ketersediaan (Availability Policies):

1. Kebijakan Konservatif (Strict Physical Availability)

Hanya memperhitungkan stok fisik yang sempurna dan benar-benar belum terikat komitmen sama sekali: $\text{Available}=\text{On-Hand}-\text{Reserved}-\text{Allocated}-\text{Quarantine}-\text{Blocked}$ $\text{Available}=100-30-20-10-5=35\text{ unit}$

• Karakteristik: Mencegah risiko backorder sekecil apa pun; sangat cocok untuk bisnis retail dan same-day delivery.

2. Kebijakan Operasional Standar (Operational Usable Stock)

Jika sistem telah memisahkan kuantitas Allocated sebagai bagian dari Reserved, atau barang rusak telah dipindahkan ke lokasi virtual non-stok: $\text{Available}=\text{On-Hand Usable}-\text{Reserved}$ $\text{Available}=85-50=35\text{ unit}$

3. Kebijakan Prospektif / Available-to-Promise (ATP)

Memperhitungkan pasokan masa depan yang sudah memiliki komitmen tanggal pasti dari pemasok (Inbound PO): $\text{Projected ATP}=(\text{On-Hand Usable}-\text{Demand Terikat})+\text{Inbound PO}$ $\text{Projected ATP}=(85-50)+40=75\text{ unit}$

• Karakteristik: Memungkinkan tim penjualan menjanjikan pengiriman di masa depan (Promised Delivery Date) kepada pelanggan untuk pesanan yang melebihi stok fisik saat ini.

---

Konsep Available-to-Promise (ATP) dan Projected Availability

Available-to-Promise (ATP) adalah fungsi analitik dinamis dalam ERP yang menghitung ketersediaan persediaan yang belum terpakai pada periode waktu tertentu di masa depan (time-phased inventory):

flowchart LR
    Current["Hari Ini (Day 0)<br/>Stok Bersih: 35 Unit"] 
    --> PlusPO["Day +3: Masuk PO Supplier<br/>+40 Unit (Stok: 75)"]
    --> MinusSO["Day +5: Rencana Kirim SO Besar<br/>-50 Unit (Stok: 25)"]
    --> FinalATP["Day +7: Sisa ATP Bersih<br/>= 25 Unit"]

Manfaat Utama ATP:

1. Order Promising Akurat: Staf penjualan dapat langsung memberikan tanggal penyerahan barang yang realistis tanpa harus menelepon manajer gudang atau pabrik.
2. Safety Stock Buffer: Perhitungan ATP dapat mengunci saldo minimum (Safety Stock) agar tidak pernah tersentuh oleh pesanan reguler, memastikan perlindungan terhadap kondisi darurat.

---

ERP Implementation Comparison

Aspek	Odoo Enterprise	ERPNext	Microsoft Dynamics 365 SCM
Istilah Kuantitas	On Hand Quantity vs Forecasted Quantity (memperhitungkan incoming receipts & outgoing deliveries).	Actual Qty (On-Hand), Reserved Qty, Projected Qty (Actual + Requested - Reserved).	Physical inventory, Physical reserved, Available physical, Ordered in total, Available to promise (ATP).
Mekanisme Reservasi	Konsep Reservations otomatis pada dokumen pengiriman (Stock Picking); kuantitas berstatus Reserved.	Dikelola pada baris Item: kolom Reserved Qty for Sales Order diperbarui otomatis saat SO disubmit.	Menggunakan mesin reservasi fleksibel: Manual, Automatic, atau Explosion dengan kriteria dimensi inventaris.
Kalkulasi Real-Time vs Snapshot	Dihitung real-time dari tabel agregat stock.quant berdasarkan lokasi internal yang bertipe stok.	Dihitung dari baris Stock Ledger Entry dan dicatat ke tabel denormalisasi Bin per warehouse.	Dikelola melalui cache performa tinggi di tabel InventSum dengan dukungan query multi-dimensi.

---

Naventra Consideration

Untuk perancangan modul Ketersediaan Stok pada sistem ERP enterprise seperti Naventra:

1. Struktur Tabel Kuantitas Multi-Dimensi (Bin / Balance Cache):

   CREATE TABLE inventory_balances (
       id UUID PRIMARY KEY DEFAULT gen_random_uuid(),
       item_id UUID NOT NULL REFERENCES items(id),
       warehouse_id UUID NOT NULL REFERENCES warehouses(id),
       storage_location_id UUID REFERENCES storage_locations(id),
       batch_number VARCHAR(100),
       serial_number VARCHAR(100),
       
       -- Kuantitas Fisik dan Komitmen
       on_hand_qty NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
       reserved_qty NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
       allocated_qty NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
       quarantine_qty NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
       blocked_qty NUMERIC(15, 4) NOT NULL DEFAULT 0,
       
       updated_at TIMESTAMP WITH TIME ZONE DEFAULT NOW(),
       UNIQUE (item_id, warehouse_id, storage_location_id, batch_number, serial_number)
   );

2. Generated Column / Virtual View untuk Available Stock:

   -- Menggunakan computed column atau database view untuk menjamin konsistensi formula
   CREATE OR REPLACE VIEW view_item_availability AS
   SELECT 
       item_id,
       warehouse_id,
       SUM(on_hand_qty) AS total_on_hand,
       SUM(reserved_qty) AS total_reserved,
       SUM(allocated_qty) AS total_allocated,
       SUM(quarantine_qty + blocked_qty) AS total_restricted,
       -- Formula Konservatif
       SUM(on_hand_qty - reserved_qty - allocated_qty - quarantine_qty - blocked_qty) AS available_qty
   FROM inventory_balances
   GROUP BY item_id, warehouse_id;

3. Pemberlakuan Locking Concurrency saat Check-and-Reserve: Saat pesanan penjualan melakukan reservasi stok, gunakan mekanisme Pessimistic Locking (SELECT ... FOR UPDATE) atau transaksi berbasis isolasi tinggi untuk mencegah race condition di mana dua pesanan berbeda secara bersamaan mengambil sisa stok yang sama (double allocation).

---

References

• APICS / ASCM. APICS Dictionary: Available-to-Promise (ATP), Capable-to-Promise (CTP), and Inventory Allocation.
• Vollmann, T. E., et al. Manufacturing Planning and Control for Supply Chain Management: Master Production Scheduling and Order Promising.
• Microsoft Learn. Inventory On-Hand and Availability Calculation in Dynamics 365 Supply Chain Management.
• Frappe ERPNext Documentation. Item Quantity Metrics: Actual, Reserved, and Projected Quantity.
• Odoo 17 Documentation. Stock Forecasts and Inventory Reservations.