ERP Notes

Backorder and Partial Fulfillment

5 min read

Backorder and Partial Fulfillment

Definition

Dalam sistem ERP, ketidaksesuaian antara volume pesanan pelanggan dan kapasitas persediaan gudang ditangani melalui dua mekanisme operasional:

  1. Partial Fulfillment (Pemenuhan Parsial): Pengiriman sebagian kuantitas barang yang telah siap di gudang untuk memenuhi pesanan pelanggan secepat mungkin, tanpa menunggu seluruh pesanan lengkap.
  2. Backorder (Pesanan Tertunda): Sisa kuantitas barang yang belum dapat dipenuhi karena kekurangan stok (stock shortage), yang tetap dipertahankan dalam status komitmen terbuka (open commitment) pada baris Sales Order hingga pasokan baru tiba.

Mekanisme ini memastikan perusahaan tidak kehilangan transaksi penjualan (lost sales) saat terjadi lonjakan permintaan mendadak atau keterlambatan pasokan dari pabrik.

Business Purpose

Implementasi penanganan backorder dan pemenuhan parsial bertujuan untuk:

  1. Memaksimalkan Kepuasan Pelanggan (Customer Service Level): Memberikan fleksibilitas bagi pelanggan yang membutuhkan pasokan mendesak agar menerima barang yang tersedia terlebih dahulu.
  2. Optimalisasi Arus Kas Melalui Penagihan Bertahap (Incremental Invoicing): Memungkinkan perusahaan menagih dan mengakui pendapatan atas barang yang telah berhasil dikirim tanpa harus menunggu seluruh proyek pesanan rampung.
  3. Pemicu Otomatis Rantai Pasok Masuk (Demand Propagation): Meneruskan kuantitas kekurangan (shortage quantity) secara otomatis ke modul Manufacturing (MRP) atau Procurement (Purchase Order).

Relasi Matematis Kuantitas Pemenuhan Parsial

Setiap baris dokumen Sales Order di ERP melacak status kuantitas pemenuhan dengan persamaan matematis yang saling mengunci:

flowchart TD
    SO["Sales Order: Pesanan 100 Unit"]
    --> Check{"Pemeriksaan Stok Gudang:<br/>Tersedia 60 Unit (Defisit 40 Unit)"}
    
    Check --> Part["(1) Partial Fulfillment (Batch 1):<br/>Kirim 60 Unit via Delivery Order #01<br/>Tagih 60 Unit via Invoice #01"]
    Check --> BO["(2) Backorder (Outstanding):<br/>Sisa 40 Unit Tertahan di Sales Order<br/>Status SO: Partially Fulfilled"]
    
    BO --> Repl["(3) Pasokan Tiba dari Pabrik / Vendor:<br/>Stok 40 Unit Masuk Gudang"]
    Repl --> Part2["(4) Backorder Fulfillment (Batch 2):<br/>Kirim 40 Unit via Delivery Order #02<br/>Tagih 40 Unit via Invoice #02"]
    
    Part --> Close["Sales Order Berstatus: CLOSED (100% Selesai)"]
    Part2 --> Close

Kebijakan Pemenuhan Pelanggan (Delivery Policy Options)

Tidak semua pelanggan bersedia menerima pengiriman secara parsial. Pada master data pelanggan atau header Sales Order, ERP menyediakan pengaturan kebijakan pengiriman (Delivery Policy):

  1. Partial Delivery Allowed (Boleh Kirim Sebagian):
    • Pengaturan default untuk sebagian besar distribusi B2B. Gudang akan mengirimkan barang berapapun kuantitas yang tersedia saat ini, dan membuat backorder untuk sisanya.
  2. Complete Delivery Required / Ship Complete (Wajib Kirim Lengkap Sekaligus):
    • Gudang dilarang menerbitkan Pick List atau Delivery Order hingga seluruh baris barang dan seluruh kuantitas pesanan tersedia lengkap di gudang. Biasa digunakan untuk pesanan proyek instalasi mesin yang tidak dapat dirakit jika salah satu suku cadangnya hilang.

Skenario Numerik: Variasi Pengiriman Parsial dari Baseline Acuan

Mari kita simulasikan pesanan acuan 10 unit Laptop Pro dari PT Maju Bersama ketika terjadi kendala persediaan gudang:

  • Nilai Kontrak Total: 10 unit @ Rp1.000.000 = Rp10.000.000 (+ PPN 11% Rp1.100.000 = Rp11.100.000).
  • Estimasi COGS Total: 10 unit @ Rp700.000 = Rp7.000.000.
  • Kondisi Stok Gudang: Hanya tersedia 6 unit di gudang. Defisit 4 unit dijadikan backorder.

Tahap 1: Pengiriman & Penagihan Batch Pertama (6 Unit - 20 September)

Gudang mengirimkan 6 unit barang yang tersedia:

  • Nilai Pengiriman: 6 unit @ Rp1.000.000 = Rp6.000.000 (PPN 11% = Rp660.000). Total Tagihan = Rp6.660.000.
  • Nilai COGS Pengiriman: 6 unit @ Rp700.000 = Rp4.200.000.

Jurnal Pengiriman Fisik Batch 1 (Surat Jalan DO-001):

  • Debit: Beban Pokok Penjualan (COGS) = Rp4.200.000
  • Kredit: Persediaan Barang Dagang = Rp4.200.000

Jurnal Penagihan Batch 1 (Faktur INV-001):

  • Debit: Piutang Usaha (AR) = Rp6.660.000
  • Kredit: Pendapatan Penjualan = Rp6.000.000
  • Kredit: Utang PPN Keluaran = Rp660.000

Status Sales Order di sistem: Partially Fulfilled (Ordered = 10, Delivered = 6, Backorder = 4).

Tahap 2: Pengiriman & Penagihan Batch Kedua / Backorder (4 Unit - 28 September)

Pabrik menyelesaikan perakitan 4 unit laptop tambahan dan menyerahkannya ke gudang. Sistem otomatis mendeteksi komitmen backorder dan menerbitkan surat jalan kedua:

  • Nilai Pengiriman: 4 unit @ Rp1.000.000 = Rp4.000.000 (PPN 11% = Rp440.000). Total Tagihan = Rp4.440.000.
  • Nilai COGS Pengiriman: 4 unit @ Rp700.000 = Rp2.800.000.

Jurnal Pengiriman Fisik Batch 2 (Surat Jalan DO-002):

  • Debit: Beban Pokok Penjualan (COGS) = Rp2.800.000
  • Kredit: Persediaan Barang Dagang = Rp2.800.000

Jurnal Penagihan Batch 2 (Faktur INV-002):

  • Debit: Piutang Usaha (AR) = Rp4.440.000
  • Kredit: Pendapatan Penjualan = Rp4.000.000
  • Kredit: Utang PPN Keluaran = Rp440.000

Rekonsiliasi Akhir Akumulatif:

  • Total Kuantitas Terkirim: (Backorder tersisa = 0).
  • Total Piutang Usaha: .
  • Total Pendapatan Bersih: .
  • Total Beban Pokok Penjualan (COGS): .
  • Status Sales Order: Otomatis berubah menjadi Closed / Completed.

Angka akumulatif di atas sama persis 100% dengan skenario acuan transaksi baseline, membuktikan integritas matematis sistem penagihan bertahap ERP.

Opsi Pembatalan Sisa Backorder (Backorder Cancellation)

Jika pelanggan tidak bersedia menunggu pasokan batch kedua dan memutuskan untuk membeli 4 unit sisanya dari kompetitor:

  1. Pelanggan meminta penutupan pesanan lebih awal (Close Short).
  2. Staf penjualan mengeksekusi aksi pembatalan sisa (Cancel Outstanding Quantity):
    • Kuantitas yang dibatalkan: 4 unit.
    • Kuantitas komitmen reservasi dihapus dari sistem.
    • Status pesanan berubah menjadi Closed (Partially Fulfilled).
    • Tidak ada faktur kedua yang diterbitkan.

References

  1. Association for Supply Chain Management (ASCM): APICS Dictionary - Backorder Processing, Order Splitting, and Fill Rate.
  2. Microsoft Learn: Partial shipments, backorders, and delivery schedules in Dynamics 365 Supply Chain Management. URL: https://learn.microsoft.com/en-us/dynamics365/supply-chain/sales-marketing/delivery-schedules
  3. Frappe / ERPNext Documentation: Partial Invoicing and Partial Delivery from Sales Order. URL: https://docs.frappe.io/erpnext/user/manual/en/selling/sales-order#partial-delivery
  4. Odoo Documentation: Managing Backorders and Multi-Step Deliveries. URL: https://www.odoo.com/documentation/17.0/applications/inventory_and_mrp/inventory/shipping/setup/delivery_two_steps.html

Graph View

Backlinks